ג'ורג' וושינגטון, הנשיא הראשון של ארצות הברית, נודע כמי שאמר את המשפט האלמותי "אם זה לא שבור, אל תתקן את זה". אף על פי שהוא ודאי משמש כמוטו למיליוני אנשים במשך מאות שנים, הרשו לנו להטיל בו ספק לרגע, במשפט שמסרב להטיל ספק במה שאינו מקולקל.
כל בעל עסק יודע, שהעסק לא חייב להתקלקל בשביל שניתן יהיה לשפר אותו ולגרום לו לעבוד טוב יותר. ובמילים אחרות – אם העסק שלך נתקל בקשיים, מתקשה לצמוח ומייצר בעיקר הפסדים, ברור שמשהו צריך להשתנות באופן שבו הוא מתנהל. אבל גם אם הכל לכאורה בסדר, האם אתה בטוח שאין מה לשפר? שאי אפשר לקחת את העסק שלך, לייעל ולמקסם את ההתנהלות שלו ולאפשר לו לצמוח ולגדול עוד יותר? אפשר גם אפשר, באמצעות אבחון ארגוני שייעשה כחלק מייעוץ ופיתוח עסקי כולל של העסק.
מה זה אבחון ארגוני?
תהליך ייעוץ עסקי הוא תהליך אישי ואינדיבידואלי שנועד לפתח את העסק ולהביא אותו למיצוי הפוטנציאל העסקי שלו. ייעוץ שיהיה תקף לעסק אחד לא בהכרח יתאים לאחר, כיוון שלכל עסק נתונים אחרים, אנשים אחרים המובילים אותו, תנאי התחלה שונים וכדומה.
תהליך ייעוץ עסקי מתחיל בלמידה של העסק, של נתוניו, של חוזקותיו וחולשותיו, של האופן בו הוא מתנהל, של הקשרים שבין מחלקותיו השונות ושל התוצאות שהוא מניב. שלב זה נקרא אבחון ארגוני. אם נקביל זאת לבדיקה רפואית, האבחון הרפואי נעשה אחרי בדיקה של המטופל ושל כל התסמינים שאותם ציין, ובהתאם להם נעשית אבחנה. רק לאחר שהושגה אבחנה מסוימת, יכול הרופא לייעץ למטופל על שיטות טיפול מומלצות.
באותו האופן, בתוך תהליך של ייעוץ ארגוני, יתבצע ראשית תהליך של בדיקה ולמידה של הארגון, ששמו "אבחון ארגוני". בסופו יוגשו המסקנות לביצעו השלב הבא – ייעוץ ארגוני – השלב שבו משתמשים במסקנות שעלו מן האבחון על מנת להבין מהי הדרך הנכונה ביותר לפיתוח ולצמיחה מרביים של העסק.
האבחון הארגוני בפני עצמו דורש מספר חודשים שבמסגרתם אנשי המקצוע המבצעים את האבחון ילוו את העסק מהצד, ילמדו אותו בפועל, לצד העובדים שפועלים בשטח, וגם מתוך המספרים והנתונים. כתהליך בפני עצמו, מאפשר האבחון הארגוני לבעל העסק לקבל תמונת מצב כנה ומפורטת על התנהלות העסק שלו, ומסב את תשומת ליבו לתהליכים ולפרטים שיכול להיות שהוא כלל אינו מודע להם.
כיצד יתבצע האבחון הארגוני?
כמו בכל תהליך מורכב, גם אבחון ארגוני מתחיל בתכנון מוקדם. אנשי המקצוע יושבים עם בעל העסק על מנת להבין קודם כל מהי מטרת האבחון הארגוני מבחינתו. האם הוא מעוניין לקבל תמונת מצב מלאה וכוללת של התנהלות החברה בפרוטרוט? האם ישנה מטרה ספציפית לאבחון הארגוני? האם ישנם תהליכים מסוימים שהוא מעוניין לבחון או מחלקות כאלו ואחרות שמהישגיהן הוא אינו מרוצה?
יש לציין כי אבחון ארגוני מקיף ומהימן יכלול סקירה של הארגון כולו גם כאשר ישנם תהליכים מסוימים שבהם מבקש בעל העסק להתמקד, כיוון שאלו יובנו רק מתוך הרכבת התמונה השלמה. עבור בעלי עסק המרגישים שהעסק עובד כמו שצריך אך המעוניינים לבדוק אפשרויות להתייעל, מומלץ להזמין אבחון ארגוני מקיף לקבלת אבחנה על ההתנהלות בשלמותה, החל בהיבטים הכלליים ביותר וכלה בפרטים הקטנים.
ישנן שיטות שונות שבהן יכול להתבצע האבחון, רובן ככולן יכלול שימוש בתצפיות, בסקירת נתונים, בשאלונים ובסקרים ואפילו בראיונות אישיים עם העובדים. שיטת האבחון המתאימה לכל ארגון תיבחר על ידי המאבחנים בהתאם לרצונותיו ולצרכיו של בעל העסק.
בעלי עסקים המוותרים על שירותי הארגון העסקי, מוצאים את עצמם פחות ופחות מעורים בהתנהלות העסק שלהם, במיוחד ככל שהוא גדל. קשה לעקוב אחרי כל התהליכים המתבצעים בעסק, במקביל – בשלב מסוים הארגון מתנהל מעצמו. הזמן עובר ונדמה שהכל עובד ומתפקד, אך סדקים קטנים בהתנהלות, דרכי פעולה שגויות או החלטות לא נכונות, מבקעים לאט לאט את יציבות העסק ומאיימים על המשך קיומו.
כל בעל עסק, ארגון או חברה, שרוצה להישאר בשליטה על מנת לדחוף את העסק שלו קדימה, גבוה ככל האפשר, ראוי שישתמש באבחון ארגוני על מנת שלכל הפחות יהיה מודע לכל המתרחש. על מנת שאכן יתבצע תהליך פיתוח עסקי משמעותי, וכדי שתופק תועלת רבה ככל האפשר, יעשה נכון בעל העסק אם ישתמש בשירותי ליווי עסקי מכאן והלאה.
ומה לאחר מכן?
כאמור, שלב האבחון הארגוני הוא רק השלב הראשון בתהליכי הייעוץ העסקי. מסקנות האבחון הארגוני יוגשו ליועץ ארגוני או ליועץ עסקי שיוכל לפרוט מתוכן אסטרטגיות עסקיות לשיפור ההתנהלות בארגון, לפתרון בעיות שונות שנמצאו או שעליהן דיווח בעל העסק מלכתחילה, ולקידום העסק לצמיחה ולהתפתחות מקסימלית.
על מנת להגיע ליעדים שאותם הגדיר לעצמו בעל הארגון או העסק, וכדי שלא להשאיר את מסקנות האבחון והייעוץ כהמלצה שלא יושמה בפועל, כדאי להפוך את הייעוץ העסקי לחלק מהדרך של אותו הארגון ולהתייחס אליו כאל ליווי עסקי, שירות שמלווה את הארגון בהתנהלות היומיומית ולא רק כזה שנקרא אל הדגל בעתות חירום ומצוקה.
אם האבחון הארגוני הוא השלב הראשון של הדרך, ובשלב הבא מוגשות מסקנות ודרכי פעולה, מכאן והלאה יש להבטיח שהארגון ממשיך לצעוד בנתיב שהוגדר, ושהמסקנות אכן מיושמות בשטח, בכל דרגי הארגון. ליווי עסקי יאפשר לארגון להראות קשיחות כשצריך, ולהיות נאמן להחלטה ברורה, אך גם לגלות גמישות במקרה הצורך, ולהצליח לנתב את דרכו מחדש מול קשיים או משברים בלתי צפויים בארגון עצמו או בענף שאליו הוא שייך.
ישנן חברות המספקות תהליכי אבחון וייעוץ ארגוני כשירות שלם אחד, אך אין כל מניעה לבצע אבחון ארגוני באופן נפרד, על ידי חברה אחת, ואת ניתוח המסקנות וגיבוש האסטרטגיה לבצע יחד עם חברה אחרת. בכל אחת מהאפשרויות, חשוב לוודא שלחברה שבה אתם בוחרים יש את הידע המקצועי ואת הניסיון המתאים על מנת להוביל אתכם אל היעדים שלכם בהצלחה.