איך להעזר נכון במזכירה שלכם?

“אני לא צריך מזכירה”

“אין לי תקציב למזכירה”

“אני יכול להכין לעצמי לבד את הקפה”

“אני מעדיף לעבוד לבד”

“אני לא מנכ”ל קוקה-קולה”

לאורך כל שנות עבודתי, אני שומע את המשפטים האלו ממנכ”לים שאני נפגש איתם.

אין לי סטטיסטיקה מדויקת, אך תחושת הבטן שלי היא ש 50% מהמנכ”לים שפגשתי בחיי עובדים ללא מזכירה וזה מפליא בעיניי.

כשבחרתי לעסוק בייעוץ עסקי אי שם ב 2003, העולם עדיין היה מיושן ומקובע, עבדתי מול מנכ”לים שלחלקם לא היה אפילו מחשב..

אז עוד “הבנתי” למה אין להם מזכירה, אך השנים חלפו והקדמה אצה לה, אבל החשיבה על תפקיד המזכירה, נשארה מקובעת ומיושנת.

למה מנכ”ל חושב שהוא לא צריך מזכירה ?

הסיבה המרכזית לכך שמנכ”ל עובד ללא מזכירה היא חוסר המודעות לחשיבות התפקיד.

המונח “מזכירה”, הוא מונח מיושן שהגיע מהעולם המוסדי ומשויך לתפקיד זוטר ופשוט, אך בעידן של היום ה”מזכירה” אינה כזו כלל וכלל.

כמו הרבה תפקידים אחרים שנוטים “לשדרג” ולהפכם ל”מנהל/ת…” גם המושג “מזכירה” השתנה בשנים האחרונות ל”מנהלת משרד” או “עוזרת אישית”.

מזכירה טובה היא לא רק כזו שמטפלת ביומנים ומכינה קפה למנהל/אורחים.

מזכירה טובה היא כזו שהופכת להיות דמות משמעותית בחברה, אשר מסייעת למנכ”ל בניהול החברה.

כן, כן, זו לא טעות !

מנכ”ל אשר יודע לנהל נכון את המזכירה שלו, יכול לקבל תמיכה משמעותית בעבודתו.

אם תבחנו באופן אובייקטיבי את תפקיד המנכ”ל יש בו כמות עצומה של עבודה אדמיניסטרטיבית !

מנכ”ל אשר מלמד ומכשיר באופן מתמיד את המזכירה שלו, יכול להעביר לה חלק נכבד מהעבודה ולפנות את זמנו לביצוע פעילות ומשימות שהן בעלות ערך רב ומשמעותי יותר.

על פי רוב אלו המשימות שאתם לא מגיעים אליהן…

לא פלא שהן הופכות להיות “מנהלות משרד” או “עוזרות אישיות”, הן באמת כאלו, אם משקיעים בהן, אם מכווינים אותן נכון וזה תפקידו של המנכ”ל.

זכרו, מנכ”ל אשר מבזבז זמן על ביצוע פעולות אדמיניסטרטיביות פוגע ישירות בביצועי החברה.

היחס בין עלות מנהלת המשרד לבין המחיר שמשולם בגין אי ביצוע המשימות האמיתיות של המנכ”ל אינו פרופורציונלי.

זו הסיבה שכל מנכ”ל שעובד איתנו, מבין את הערך המשמעותי של המזכירה שיש לו (ואם אין לו, אז תהיה לו..) כי ברגע שהיא מפנה אותו מפעילות מיותרת, הוא מתחיל לפרוח והחברה צומחת.

אז לסיום,

מנכ”לים יקרים, אם אתם באמת רוצים להצליח ולשגשג, הכשירו את המזכירה שלכם והפכו אותה למנהלת משרד/עוזרת אישית ואם אין לכם כזו, תעלו מודעה !

רוצים לעשות את זה יחד ? לחצו כאן

בהצלחה

נאור שקד

מנכ”ל תכלית – חדשנות עסקית