איך לנהל שיחה עם עובד שאתם לא מרוצים ממנו

בשנת 2005 עבדתי עם אחד המנכ”לים הבכירים במשק וחיפשנו מנהל לאחת המחלקות שלו.
אז עוד שלחו קורות חיים בפקסים.. וכמות קורות החיים שהתקבלו היתה עצומה על כל משרה שפרסמנו.
באחת הפגישות בנושא, ראיתי על השולחן של המנכ”ל ערימה עצומה של מועמדים לתפקיד.
כששאלתי אותו אם החל בסינון שלהם, הוא לקח את הערימה, חצה אותה לשתיים ונתן למזכירה לסנן אותם.
הופתעתי ושאלתי אותו: “מה עם החצי השני?”
הוא ענה בנונשלנטיות: “אני רוצה מנהל עם מזל..

בעידן של היום, הסיפור הזה נשמע דמיוני, אך הוא אמיתי לחלוטין!
עם השנים ובעיקר בשנים האחרונות, המצב התהפך.
כמות קורות החיים לכל תפקיד פחתה משמעותית, ההיצע גדול מהביקוש ומנכ”לים רבים נאלצים להתמודד עם מציאות שונה מזו שהתרגלו לה.
אחת התוצאות הישירות של שינוי זה, היא החשש של מנכ”לים להתעמת עם העובדים, בין היתר, על ביצועיהם.

מניח שגם אתם חוויתם את הסיטואציה הזו.
מה בכל זאת ניתן לעשות ?
נניח שישנו עובד שכבר הרבה זמן אתם לא מרוצים מהביצועים שלו ואתם נמנעים משיחה עימו.

ראשית נבין עד כמה הימנעות מפעולה כזו היא הרסנית.
עובד שאינכם מרוצים מביצועיו, בהנחה כמובן שזה נכון, גורם נזק סביבתי, תדמיתי ולא רק נקודתי.
תחילה, מעצם זה שהוא חלק ממערך העובדים בחברה. ביצועים לא טובים שלו משתקפים ומשפיעים ישירות על ביצועי האחרים, ושנית, מה המסר שעובר לכל שאר העובדים?
יש מנכ”לים שינסו לשכנע את עצמם שלא רואים את הביצועים הנמוכים של אותו עובד או את התנהגותו, אבל אין זה נכון. העובדים “חיים” את החברה ויודעים לומר בדיוק מי עובד טוב ומי לא. הדבר לא נסתר מעיניהם..
השארת המצב כפי שהוא מעבירה את המסר הבא – אפשר לעבוד פחות טוב ועדיין להישאר בחברה..

 

הסיבה המרכזית להימנעות היא חששות:
החשש לאבד אותו.
החשש לפגוע בו.
החשש שלא תעשו נכון את התהליך וכך תגרמו ליותר נזק מתועלת.

חשש שלא מתמודדים איתו הוא כבר לא חשש, אלא חסם, וכשיש לך חסמים בניהול חברה, הפגיעה הנה ישירה בביצועי החברה.
כמנכ”ל אשר אחראי על הביצועים האלו, כל חשש שלך, פוגע בך.

מנכ”לים שרוצים להתמודד עם החשש הזה ולבצע שיחה עם העובד, צריכים להתכונן לפגישה כזו. יש לכתוב מבנה ותוכן לפגישה הזו, לקבוע מראש את המטרות של השיחה, את הנושאים עליהם אתם רוצים לשוחח, את אלו שאתם לא רוצים לפתח, את השאלות שהעובד יכול להציג, את משך הפגישה ואת מה שקורה אחרי השיחה.

באופן הזה, אתם בעצם מבצעים מעין סימולציה מקדימה של השיחה ומכינים את עצמכם לכל תרחיש אפשרי.
כעת, אחרי שהתכוננתם לשיחה, זה הזמן לתאם אותה.
כדי להשיג את התוצאה האופטימלית, חשוב לקבוע את המועד והמקום הנכונים לשיחה.
היא לא יכולה להיות “שיחת מסדרון” או “שיחה  על הדרך”.
יש לתת לה את הבמה הראויה ולא להתחמק מביצועה באופן ובכבוד הראויים לה.
קיבעו מועד ומקום שנוחים לשני הצדדים ולא רק לכם. כבדו את הזמן והעיתוי של העובד, כך השיחה תהיה מכובדת, משמעותית עם התוצאות הרצויות.

בפגישה עצמה, היצמדו לתכנים שכתבתם, אל תחרגו מהזמן והתוכן, דאגו להשיג את המטרות שקבעתם ואל תתביישו להניח את הדף מולכם בעת הפגישה. זה מעיד על הכנה, רצינות, מקצועיות והתייחסות משמעותית לפגישה הזו. וזה המסר שעובר לצד השני.

אם השיחה לא צולחת כפי שתכננתם, ‏זכרו תמיד שיש לכם את הפריבילגיה לעצור את השיחה בכל רגע ולקבוע מועד חדש להמשך. כך תוכלו למנוע אסקלציה של הדברים ולהתכונן מחדש להמשך השיחה.
אם השיחה צולחת, דאגו להוציא פרוטוקול של הפגישה ושלחו אותו גם לעובד (עד יומיים מהפגישה). כך הדברים יהיו מתועדים ושני הצדדים יוכלו לבקר את הנעשה בפועל.

לסיום,
זכרו תמיד שעובד זקוק למשוב בדיוק כמוכם.
גם אם המשוב נראה לכם “קשה”, עובדים מעדיפים לקבל משוב ולדעת היכן הם טובים והיכן הם לא. אתם תופתעו לגלות שהעובד יגיב במקרים רבים באופן שונה ממה שציפיתם, כי עובד ללא משוב, מרגיש לא מוערך כלל…

בהצלחה