בימים טרופים אלו, לנו המנכ"לים, יש את האחריות לעשות כל שניתן כדי לצאת מהמשבר הנוכחי, טובים יותר, חזקים יותר ומשופרים יותר.
במאמרים הקרובים ארחיב על מספר נושאים שבאמצעותם ניתן יהיה ללמוד כיצד לשפר את יכולות הניהול האישיות שלנו, כמו:
- שיחות אישיות עם מנהלים ועובדים (לקריאה).
- האצלת סמכויות.
- ניתוח מתחרים.
- ירידה לשטח – ייצור/מכירות/תפעול.
- פגישות עם לקוחות.
- שולחנות עגולים/הדרכות מקצועיות/הדרכות חיצוניות.
- ניתוח סטטוס קיים ובניית תוכנית עבודה.
- פגישות עם ספקים.
- הרשמה ללימודי העשרה בניהול.
- קבלת עזרה מגורם חיצוני.
בפרק זה נדבר על:
האצלת סמכויות
מה זה אומר האצלת סמכויות?
האקדמיה ללשון העברית הגדירה בצורה פשוטה את המונח "האצלת סמכויות" – מתן סמכות למי שנמצא בדרגה נמוכה יותר.
בעולם העסקים, אין מנכ"ל שלא מאציל סמכויות.
כולם מאצילים סמכויות, אך השאלה היא "עד כמה?"
מה ניתן להשיג מהאצלת סמכויות?
- השתחררות ממשימות שגרתיות ("כיבוי שריפות").
- הורדת עומס ולחץ.
- מתפנה זמן ואנרגיה לייזום פרוייקטים ולתכנון אסטרטגי.
- האפשרות לשפר את יכולות העובדים לבצע משימות מורכבות ("ראש גדול").
- הבעת אמון בעובדים – שימוש במשאב האנושי בצורה אופטימאלית.
- קיצור תהליכי קבלת החלטות – העובדים בשטח קרובים יותר לבעיות.
- הגדלת האפקטיביות הניהולית, התפקודית והארגונית.
- יצירת מאגר של מנהלים פוטנציאליים.
- פיתוח עבודת צוות.
- שימור המשאב האנושי.
- השגת יעדים בדרך מהירה יותר.
על מנת שנוכל להאציל סמכויות צריכה להתקיים תרבות ארגונית המעודדת האצלת סמכויות בארגון.
איך בונים תרבות ארגונית המעודדת האצלת סמכויות ?
- צריך לסמוך על עובדים ולאפשר להם גם לטעות. עובד שיודע שסומכים עליו ישתדל למקסם את העשייה מתוך תחושת ביטחון (עובד שפוחד לטעות לא "יגדיל ראש" וייתכן שייעצר בשלב מסוים בביצוע משימה – "כדי לא לטעות..").
- ביצוע "בקרה שקטה" – בדיקה של המשימות ללא שיתוף העובדים.
- מתן משוב קרוב ככול האפשר לביצועי העובדים, בישיבה – לא "על הדרך".
- מתן חיזוקים לעובדים ובמה לעשייתם.
- מתן משימות אשר יוסיפו גיוון לעבודתם של העובדים.
לסיכום, משפרים את יכולותיהם ועשייתם, כאשר המעורבות שלהם בעבודה גדלה ושמאצילים עליהם יותר תפקידים, משימות וסמכויות.
לעיתים, הגורם המעכב הוא המנהל…
מהן הסיבות שמנהל לא מרבה להאציל סמכויות ?
- חשש לוותר על חלק מהתפקידים שלו.
- פחד שהעובד ייקח את התפקיד שלו.
- חשש שהעובד לא יבצע את התפקיד כנדרש.
- מחשבה שהעובד יעשה זאת פחות טוב ממנו.
- חוסר סבלנות ללמד – "בזמן הדרוש לי להסביר לעובד, אני כבר מעדיף לעשות בעצמי".
- חוסר אמון בעובדים וחשש שהם לא יהיו מסורים למשימה כמוהו.
- חשש מאובדן שליטה על הנעשה.
כיצד להאציל סמכויות ?
- משימות שאינך חייב לבצע בעצמך.
- משימות שגרתיות החוזרות על עצמן.
- עבודות ממוקדות הדורשות התמחות – מתן במה לעובד להפגין את כישוריו.
- משימות שוליות שנחשבות "גזלני זמן".
- בעל ידע, ניסיון, כישורים ויכולת.
- עובד בעל רצון ומוטיבציה להתקדם ולהצליח.
- עובד שאתה נותן בו אמון שידווח ויתייעץ אתך כאשר לא יסתדר.
- יש להסביר את הגבולות והסמכויות של כל משימה.
- יש להגדיר מטרות, משימות, קדימויות, לו"ז ותוצאות.
- לקבוע סטנדרטים לביצוע.
- מתן מועד לדיווח, התייעצות ובקרה.
- פרוט המשאבים והסיוע שיקבל מבעלי התפקידים וממך.
- חייבת להינתן הדרכה והנחייה שוטפת.
- העובד חייב להרגיש שסומכים עליו ויתנו בו אמון ותמיכה גם אם יטעה (מותר לטעות, אבל אין לחזור על אותה טעות).
- יש לקבוע מסגרת זמן לביצוע המשימות.
- יש לקבוע מועד להגשת דוחות התקדמות וביצוע.
- מומלץ שלא לדחות / לבטל ישיבות עבודה לצורך התייעצות, ליווי, תמיכה ודיווח.
- יש לקבוע טווחי פעולה – עד כמה מאפשרים לנהוג בחופשיות או לטעות.
- יש לעדכן ולהודיע למנהלים והעובדים במערכת למי הואצלו סמכויות ואילו משימות.
בהצלחה
נאור שקד
מנכ"ל תכלית