למה חשוב לבדוק האם יש פער בין הזמנות למכירות בפועל ?

בשבוע שעבר, במסגרת פרויקט ייעוץ עסקי עם לקוח, ביקשנו ממנהל התפעול להמציא לנו שני דוחות פשוטים: דוח מכירות 2023 ודוח הזמנות 2023.

מנהל התפעול שאל אותנו: “למה אתם צריכים את זה, במה זה יכול לעזור ?”

התשובה לשאלה הזו מורכבת משני היבטים, האחד כללי והשני ממוקד לעניין עצמו:

  1. באופן כללי כל דוח שניתן להפיק/לבנות/לאסוף ולעבד, מאפשר הסקת מסקנות מהירה ויישום שינויים מיידים ללא צורך במשאבים גדולים לכך.
  2. במקרה זה, השוואה בין שני דוחות אלו, מאפשרת הסקת מסקנות מהירה על ארבעה תחומי פעילות מרכזיים בחברה: מלאי, ייצור/תפעול, מכירות ורכש.

גורמים לפער בין ההזמנות למכירות בפועל

ניהול מלאי

באופן תיאורטי אם הזמנה התקבלה מלקוח ויש במלאי את כל המוצרים, לא אמור להיות פער בין סכום ההזמנה לסכום החשבונית. במקרים רבים, חוסרים במלאי, מקטינים את גובה ההזמנה ובפועל את המכירה לאותו לקוח. פערים גדולים בין סך ההזמנות לסך המכירות יכולים להעיד על ניהול מלאי לא תקין.

ניהול ייצור/תפעול

חוסר במלאי יכול לנבוע גם מכשלי ייצור/תפעול שאינם מספקים את המוצר, בין אם למחסן/מלאי, או בין אם בתקלות במערך התפעול שאחראי על האספקה ללקוח.

ניהול רכש

חוסר במלאים מושפעים באופן ישיר בדרך בה מנוהל הרכש. ניהול רכש תקין מאפשר למחלקות הייצור/תפעול לספק את המוצר בזמן. פערים בין דוחות אלו, יכולים לנבוע מניהול רכש שאינו תקין.

ניהול מכירות/שירות

כאשר הזמנה לא מסופקת במלואה ללקוח, חלק מתפקיד מערך זה, לדאוג להשלמת החוסרים הללו. לא משנה מה הסיבה שהלקוח לא קיבל את מלוא ההזמנה, עדיין האחריות מעל הכל היא של המערך שמבצע את ההזמנה ללקוח. לעיתים קרובות, המוצר החסר, מגיע/מיוצר ימים בודדים אחרי שכבר סופקה ההזמנה הראשונה ללקוח. האם מערך המכירות/שירות שלכם, דואג להשלים באופן סיסטמתי (ואפשרי גם אוטומטי..) את החסר ללקוח ?

מה לעשות מכאן ?

  1. הפיקו דוח הזמנות ודוח מכירות (חשבוניות) של השנה האחרונה.
  2. דאגו לדייק את הנתונים כדי להשוות “תפוחים לתפוחים”.
  3. העבירו דוחות אלו לכל אחד ממנהלי המחלקות ובקשו מהם לבצע ניתוח של המידע והסקת מסקנות.
  4. כנסו את כל המנהלים והבינו מהן נקודות הכשל בכל מחלקה.
  5. בנו תוכנית עבודה לשינויים הנדרשים בכל מחלקה.
  6. קבעו לו”ז מסודר לתוכנית עם אבני דרך ונקודות מפגש לבחינת התקדמות.
  7. נתחו את הנתונים תוך כדי ובוודאי בגמר השינויים.
  8. תהנו מהשיפור 😊

בהצלחה

נאור שקד

מנכ”ל תכלית