מה כן ניתן לעשות בתקופה

בתקופה הזו בה המשק כמעט מושבת והפעילות העסקית ירדה משמעותית במרבית העסקים, השאלה שנשאלת היא: מה כן ניתן לעשות בתקופה הזו?
בשבועות הקרובים (והלוואי שלא..) אכתוב על דברים שניתן לבצע בתקופה זו.
שבוע שעבר כתבתי מאמר שנקרא “איך לנהל חברה במשבר הזה”, אשר מציג פעולות שניתן לבצע בשלושת גורמי הכוח המניע של כל חברה: לקוחות – עובדים – ספקים.
השבוע אציג פעילות פנימית רוחבית שניתן לבצע בכל חברה והיא ניתוח ביצועים בכל מחלקות החברה וקביעת פעולות מיידיות ליישום.
מכיוון שזמן רב התפנה, הן למנכ”ל והן למנהליו/עובדיו, זו הזדמנות מצויינת ל”תכנן מסלול מחדש” בכל מחלקות החברה.

אז מה עושים?
חלקו את החברה למחלקות/תחומים וקבעו באלו מחלקות ראשונות אתם רוצים להתמקד.
עבור כל מחלקה בצעו את הפעולות הבאות:
רשמו את הנושאים שלדעתכם ניתן לשפר בביצועי המחלקה/העובדים.
רשמו את המדדים הקיימים והחדשים, שבאמצעותם ניתן לקבוע איכות הביצוע של המחלקה.
בצעו ישיבה אישית עם כל מנהל מחלקה, הסבירו לו את מטרת הפעילות ואופן ביצועה.
הציגו בפניו את המדדים הקיימים, בקשו ממנו להציע מדדים נוספים שניתן לבחון ורק אחרי זה, הציגו לו את המדדים החדשים שחשבתם עליהם.
קבעו לוחות זמנים לביצוע ומועד להצגת דוח מפורט אשר יכלול את המדדים הקיימים, המדדים החדשים, ניתוח של הנתונים, וכן את מסקנותיו של המנהל מהדוחות הללו – מה ניתן לשפר והכי חשוב כיצד ניתן לשפרם?
בקשו מהם להציג פתרונות ישימים בלבד ולא “פנטזיות” לא ריאליות לתקופה זו.
קיימו ישיבה אישית נוספת להצגת הדוח ודיון מעמיק על הפתרונות שהוצגו.
בנו תוכנית עבודה עם מנהל המחלקה ליישום מיידי של הפתרונות הללו/

לכל מי שקורא זאת עכשיו ואומר לעצמו:
“אין לנו דוחות בנושא X, כי זה לא נמדד מעולם”
“אין לנו דוחות, כי לא כל המידע מוזן לתוכנה”
“אין לנו דוחות כי אין תוכנה”
וכו’ וכו’ וכו’..

אז תשובתי בנושא היא כזו: גם במרבית החברות שאנו עובדים בהם, אין את הנתונים האלו, אבל
כמעט תמיד יש דרך לאסוף את הנתונים.
רוצים דוגמה?
נניח שרוצים לבדוק במחלקת הזמנות, כמה הזמנות נכנסות ביום לכל אחד מעובדי המחלקה ואין לי דוח כזה בתוכנה ואין בכלל שיוך לעובד בעת הפקת הזמנה.
לגבי כמות הזמנות יומית אני יכול לדעת בשנייה, אם אני מתבונן על הזמנה ראשונה והאחרונה שהופקו בתחילת יום ובסופו..
לגבי כמות הזמנות לכל עובד, אני מבקש מהמנהל לעבור במהלך היום על ההזמנות ולשייך אותן לכל עובד, על גבי דף/קובץ אקסל/כל אופציה אחרת, כי המטרה שלי היא להשיג את המידע ולא “לחכות לו”..
תוך שבוע, מתקבל דוח ראשוני שמציג את הנתונים האלו.
צריך תוכנה בשביל זה ???

לסיכום – אל תגידו אין מה לעשות, כי יש המון.
זה רק עניין של הבנה שעלינו המנכ”לים מוטלת האחריות ליזום ולפעול במיוחד בעת הזו.

בהצלחה
נאור שקד
מנכ”ל תכלית