כל ארגון שעוסק במכירה צריך לנהל את המלאי המצוי ברשותו,ניהול מלאי בצורתו הפשוטה ביותר מתבססת על ספירה ידנית של הפריטים וניהול רישום בהתאם אך יש עוד פרמטרים שעוזרים לניהול מלאי נכון כגון:

  • סידור נכון של המלאי על המדפים או במחסנים בצורה הגיונית. 
  • ביצוע ספירות מלאי כדי לאתר חוסרים או אי התאמות בין הרישומים לבין המצב הקיים.
  • שימוש במערכות ניהול מלאי ממוחשבות ליצירת עקיבות ואמינות מלאי לשם מכירתו.

בהמשך לכך,כיום ישנן מערכות ניהול מלאי ממוחשבות יעילות מאד שחוסכות שעות ארוכות ומייגעות של עבודה ומאפשרות לנהל מעקב מתמיד אחר מצב המלאי. מערכות ניהול מלאי ממוחשבות משמשות כיום את רוב העסקים גדולים כקטנים וזאת מפאת כמות הסחורה איתה הם מתעסקים והממשקים הרבים בתוך העסק ומחוצה לו.

מהם סוגי המלאי?

  • מלאי חומרי גלם – חומרים שמיועדים לקו הייצור,ניהול מלאי אמין ואיכותי מקבלת המלאי ועד העברתו לייצור ,יבטיח שלא יהיו עיכובים בתכניות ייצור בגלל מחסור בחומרי גלם.
  • מלאי בתהליך – מלאי של חומרים שנמצאים בקו הייצור וממתינים לשימוש בתחנות העבודה השונות. (הערה – מלאי חומר גלם ומלאי בתהליך נמצאים לרוב רק במפעלים יצרניים)
  • מלאי תוצרת גמורה – מלאי מוכן למכירה.
  • מלאי חומרי עזר – מלאי שלא משתתף בייצור באופן ישיר, אבל בלעדיו אי אפשר להשלים את הייצור, למשל : חומרי אריזה וצורכי משרד.
  • מלאי מוחזר – מלאי המוחזר מהלקוח לשם החלפה ו/או תיקון.

שיטות לניהול מלאי

קיימות כמה של שיטות הניהול מלאי העסק החל משיטות ידניות וכלה בשיטות ממוחשבות בדרגות תחכום שונות אך תמיד מתבססות על שתי שיטות עקריות:

F I F O

First In First Out – (נכנס ראשון יוצא ראשון) בניהול של מלאי בעל חיי מדף קצרים, ניפוק בשיטת “נכנס ראשון יוצא ראשון” מבטיח מזעור הנזק הנגרם כתוצאה מכך שפריטים במלאי הגיעו לסוף חיי המדף שלהם. דוגמה: בעסק המתבסס על מכירת מזון שבה טבוע על המוצרים תאריך תפוגה, ישתדל המוכר להציע תחילה את המוצרים שתאריך התפוגה שלהם קרוב.

F E F O

F E F O (הראשון שתאריך תפוגתו פגה) – מקביל לשיטת ה FIFO אך מתבסס רק על התפוגה, מקובל מאוד בניהול מלאי מזון ותרופות.

L I F O

L I F O – (נכנס אחרון יוצא ראשון), בדר”כ משתמשים בשיטה בחברות שאין בהן מוצרים עם תפוגה כגון עץ/ברזל והשימוש בשיטה מאפשר לצבור מלאי כאשר מחירו נמוך ולמכור את המלאי כאשר המחיר גבוה ומכירתו תגרור הכרה ברווח נקי גבוה יותר – שיטה זו לא מתאימה לשיטה החשבונאית ועפ”י חוקי התקינה הישראלית ומס הכנסה אסורה כיום להשתמש בה.

ניהול מלאי בשיטת ממוצע משוקלל

ממוצע משוקלל (חישוב חשבונאי לחישוב עלות המלאי) – העסק רושם בספריו את היחידות שנמכרו, בעלות ששווה לממוצע משוקלל של כלל היחידות שטרם נמכרו.

החוק מחייב ספירת מלאי מלאה לפחות אחת לשנה. קראו על >> ספירות מלאי וניהול מחסן בסיסי

מיקור חוץ של ניהול המלאי:

מיקור חוץ מומלץ לחברות שמעדיפות להתמקד במוצר הליבה שלהן. לחברות אלה עדיף להשתמש בשירותי מיקור חוץ שיטפל באופן מקצועי בכל נושא ניהול המלאי של הארגון.

מערכות ממושבות לניהול מלאי

מערכות בשיטת ERP Enterprise resource planning) ) – מערכות מידע אלה הן מערכות ממוחשבות לתכנון משאבי הארגון לניהול המלאי שמאפשרות גישה לכל משאבי הניהול של החברה הנמצאים במקום אחד ותחת מטריה אחת, המערכת מאפשרת הן אחסון פריטים באופן שמאפשר מידע מדויק על מיקומם, והן מעקב אחר הפריטים היוצאים ונכנסים למחסן.

מערכות גדולות יכולות למצוא במערכת זו פתרון לבניית סדר ואחדות בדרכי הניהול של החברה.

המערכת שולטת על כל תהליך ניהול המוצר משלב ההזמנה דרך ניהול המחסנים ועד לתמחור המוצרים. מערכת זו היא מודולרית ומאפשרת גמישות בניהול המלאי.

ככל שהארגון מתפתח, המערכת מאפשרת פתיחה של מחסנים נוספים הן קבועים והן זמניים, הן בארץ והן בחו”ל.