הגדרות התפקיד לכל העובדים בעסק משמעותיות מאוד לקידום העסק ולהצלחתו. מדוע חשוב להגדיר תפקידים? מי מגדיר אותם? איך מגדירים תפקידים? מדריך מלא להגדרות התפקיד בעסק.

כל עסק זקוק למבנה ארגוני יעיל שיעזור לו לשפר את ביצועי העסק ואת הישגיו. ללא מבנה ארגוני יעיל, גם המוצר הטוב ביותר או השירות הנדרש ביותר לא יהפכו את העסק למצליח. מבנה ארגוני נכון מגדיר את תחומי האחריות של כל עובד ואת מערכת היחסים בין העובדים בצורה שמסייעת לכל עסק להשיג את מטרותיו ולהגדיל את רווחיו.

חלק משמעותי ממבנה ארגוני יעיל הוא הגדרת התפקידים. הגדרת תפקידים נכונה ומדויקת עשויה לשנות את פניו של העסק, ולהפוך עסק מסורבל וכושל לעסק יעיל ומצליח. הגדרות תפקיד מוטעות יכולות להסב נזק רב לכל עסק. הגדרת תפקיד נכונה תגדיר את מהות התפקיד עצמו, ובכלל זה את המשימות שאותן יאלץ העובד לבצע, את היעדים שבהם יאלץ לעמוד, ואת האתגרים ואת הדילמות שבהם יעמוד במהלך מילוי התפקיד. כמו כן, הגדרת תפקיד תכלול את הכישורים ואת היכולות הנדרשים לביצוע התפקיד, ואת הממשקים איתם יאלץ להתמודד העובד במסגרת מילוי תפקידו.

איך מגדירים תפקיד?

הגדרת תפקיד תעניק למעשה לאדם הנושא את התפקיד את האחריות ואת הסמכות לבצע תפקיד זה. כלומר, התפקיד יעניק לעובד את הסמכות לבצע דברים (ובכלל זה, לתת הוראות לעובדים שלו), אך גם את האחריות על הביצועים ועל ההצלחה של התפקיד.

מרכיב חשוב בהגדרת התפקיד הוא המיקום של התפקיד בתוך הארגון. מיקום התפקיד יכלול הגדרה של הממונים על האדם הממלא את התפקיד, מי נותן את ההוראה לביצוע העבודה ולמי היא מדווחת. הגדרת התפקיד צריכה להיות מדויקת ומפורטת ככל שניתן, ואף רצוי שתופיע בצורת תרשים ברור.

לאחר מכן יש להגדיר את תוכנו של כל תפקיד. במסגרת זו תוגדר העבודה שמבוצעת במסגרת התפקיד ומטרתה. בנוסף יוגדרו נוהלי העבודה, ובכלל זה שעות העבודה, הכלים שבהם יש להשתמש לביצוע העבודה, נושאי משמעת שונים ועוד. את הגדרת התפקידים בעסק רצוי מאוד לבצע בצורה אנכית ובסדר יורד, מלמעלה למטה.