מנכ”ל זה ראשי תיבות של מנהל כללי.
מה זה מנהל כללי ?
תפקיד המנכ”ל הוא מורכב וקשה להגדרה בגלל שהוא רחב מאוד, מגוון, משתנה בהתאם לגודל החברה, תחום הפעילות שלה ועוד.
נפריד כעת בין שני סוגים של חברות:
⦿ חברות גדולות (B)
⦿ חברות בנוניות-קטנות (SM).
בחברה גדולה, למנכ”ל יש מנהל מתחתיו לכל תחום והוא לא אמור לנהל אף יחידה ישירות.
בחברות SM, המנכ”ל לרוב נאלץ לנהל אחד או יותר מהתחומים, מכיוון שהוא לא יכול להרשות לעצמו מנהל לכל תחום.
מנכ”ל חברה הוא המנצח של התזמורת ולא אחד הנגנים או ראש צוות נגנים.
תפקידו האמיתי:
⦿ לקבוע את יעדי החברה
⦿ לקבוע את דרכי הפעולה להגעה ליעדים
⦿ להוביל
⦿ להנהיג
⦿ ללמד
⦿ להדריך
⦿ לכוון
⦿ לדחוף
⦿ לבקר
⦿ לתמוך
המנכ”ל בדומה למנצח, אחראי על הביצועים של כל אחד מהנגנים ותפקידו לצור הרמוניה מלאה בין כל הכלים.
המנכ”ל הוא הדמות היחידה שרואה את כל התמונה.
כאשר אין למנכ”ל את הידע הנדרש לניהול, הוא נמצא בעמדת חולשה מול המנהלים שלו והדבר הזה הרסני.
איך המנכ”ל יכול לצבור ידע בניהול ?
ידע בניהול אפשר לצבור לאורך השנים והניסיון וניתן בעזרת גורם מלווה ומכשיר.
בכל מקרה, שימוש בכלי ניהול בסיסיים: ישיבות, דוחות, מעורבות בשטח, תצפיות, ניתוח נתונים, מסייעים מאוד בצבירת ידע בניהול.
מנכ”ל אשר יהיה בעל כלים וידע בניהול, יעיל, ממוקד וחד מאוד, יוביל את החברה שלו ליעדים שקבע.
רשימת התחומים שבאחריות המנכ”ל היא ארוכה מאוד: אסטרטגיה, כספים, תפעול, שיווק, מכירות, רכש וייבוא, ייצור, משאבי אנוש ועוד.
אז איך בכל זאת מנהלים כל כך הרבה תחומים ?
להלן רשימת כלים בסיסיים אשר מאפשרת למנכ”ל לנהל את הפעילות הרחבה הזו:
תוכניות עבודה
הכינו תוכניות עבודה שנתיות לכל מנהל תחום בחברה מפולחות לחודשים ושבועות.
התוכנית צריכה לכלול רשימה מסודרת של כל הנושאים והמשימות לביצוע והכי חשוב, עם לו”ז מסודר (עדיף בתרשים גאנט) של כל אחת מהן.
ישיבות אישיות/מחלקתיות
בצעו ישיבות בתדירות ובמועד קבועים עם המנהלים/עובדים שלכם.
קבעו מה הדוחות והנתונים שמציגים בישיבה זו.
הוסיפו נושא שאתם רוצים לברר/ללמד את המנהל שלכם כדי לשפר אותו.
צאו עם רשימת משימות לביצוע עם לו”ז.
דוחות ונתונים
כיום, עם הטכנולוגיה המתקדמת, כמעט ואין נתון שלא ניתן למדוד ולהציג.
אם צריך, השקיעו בטכנולוגיה כדי להפיק את כל הדוחות והנתונים הנדרשים לניהול החברה.
דוחות אלו יהוו בסיס מעולה להחלטות אסטרטגיות, ניהול הפעילות השוטפת, ניהול ישיבות, חסכון בעלויות ועוד.
האצלת סמכויות
מנכ”ל שנמנע מלהעביר משימות למנהליו ועובדיו פוגע ישירות בתוצאות החברה.
אם המחשבה לחסוך משכורת של עובד, וזה לא משנה אם זו מזכירה, מנהל או עובד, מונעת מכם לבצע את תפקיד המנכ”ל שכמו צריך – זו בעיה !
אז במקום לעשות את העבודה של העובדים שלכם ,פנו מעצמכם כל משימה שמישהו אחר יכול לבצע במקומם, כי את העבודה שלכם, אף אחד לא יכול לעשות !
דוגמא אישית
מונח צבאי כל כך נכון ורלוונטי לתפקיד המנכ”ל.
אנו בתכלית, תמיד אומרים, שהעובדים הם בצלמם את מנהלם.
הדרך שבה אתם תנהגו, ינהגו בה המנהלים שלכם והעובדים שלכם.
בדקו אם גם אתם:
⦿ מאחרים/מבטלים ישיבות.
⦿ קובעים נוהל ולא עובדים על פיו.
⦿ מבזבזים את הזמן של המנהל/עובד.
⦿ מגיבים באיחור לבקשות/מיילים של העובדים.
⦿ מגיעים לישיבות לא מוכנים.
⦿ מדברים לא יפה ללקוח/עובד.
⦿ משאירים לכלוך בסיום ישיבה.
⦿ משנים ודוחים פגישות ברגע האחרון.
ואם כן, אל תתפלאו לראות את העובדים שלכם, עושים זאת גם.
חניכה ולימוד
למדו את העובדים שלכם לנהל ולעבוד.
הדרך הקלה ביותר לנהל טוב, היא לקבל עזרה תמידית בניהול וזאת ניתן להשיג כאשר העובדים שלכם יעבדו טוב יותר.
גם מנהלים, נמצאים תחת אותה רשימה, מנהל הוא עובד ולנהל זאת העבודה שלו.
להלן כלים פשוטים להכשרת עובדים:
⦿ קליטה מקצועית לתפקיד
⦿ הצמדה לעובד בכיר יותר
⦿ יציאה לשטח להכרת הפעילות, לקוחות, ספקים ועוד
⦿ קורסים מקצועיים
⦿ הדרכות פנימיות להרחבת הידע
⦿ חניכה יומיומית
⦿ הכשרה חיצונית
מנכ”לים שמשתמשים בכלים אלו, משפרים באופן דרמטי את ביצועי העובדים וחשוב יותר, את המוטיבציה ותחושת השייכות.
דאגו ללמד, לאמן, לכוון ולשפר את העובדים שלכם, כל הזמן ותגיעו איתם לתוצאות מעולות.
במחקר שביצענו בנושא, בדקנו מהן הסיבות שעובדים מעריכים את המנכ”ל שלהם, וגילינו שהסיבה שנמצאת במקום הראשון היא שהם לומדים ממנו !
לא חם ולבבי, לא מקצועי, לא השכר שמקבלים !
העובדים מעריכים את המנכ”ל שהם לומדים ממנו.
יציאה לשטח
מתי הייתם בשטח בפעם האחרונה ?
יציאה לשטח יכולה להיות:
⦿ ביקור לקוחות – חזקו את הקשר, קבלו משוב על השירות והמכירות
⦿ ביקור ספקים – ספק מרוצה זה ספק טוב יותר
⦿ הצטרפות לאנשי המכירות – הזדמנות ללמוד וללמד
⦿ תצפית על התפעול – חפשו את החסמים וצווארי הבקבוק
⦿ הצטרפות לישיבות של מנהלים – הפתיעו ותופתעו.
⦿ עבודה בייצור – “רדו לעם” ורכשו את לב העובדים
⦿ כל פעולה שמוציאה אתכם מהמשרד.
יציאה לשטח מספקת מידע שלא ניתן להשיגו באף דרך אחרת !
המידע שתקבלו הוא יקר מפז.
בקיצור, צאו מהמשרד !
התבוננות מעמיקה על מנכ”לים ואופן פעילותם, מאפשרת להבחין בין שני סוגים מרכזיים: היזם והמתפעל.
את היזם אי אפשר לפספס.
הוא עסוק במחשבות ותוכניות קדימה כל הזמן.
הוא כזה שלא נח לרגע, קופץ מרעיון לרעיון, מתחיל במקביל מספר מהלכים, מניע אותם ולעיתים גם זונח די מהר…
הוא כזה שתראו את השולחן שלו מבולגן, כזה שאין לו הרבה סבלנות לפרטים הקטנים, כזה שרוצה את הכל כאן ועכשיו, כזה שבזמן שהוא מנסה ליישם את הרעיון הנוכחי, כבר חושב ומתכנן את הבא..
היזם הזה, בעל מעוף, חוצפה בריאה ובמקרים רבים מצליח דווקא במקומות שאחרים כשלו.
הוא יודע לעשות כסף יותר מהר מרוב האנשים, אבל מנגד גם מבזבז ו”שורף” יותר מהאחרים.
הוא אוהב אקשן !
תנו לו אקשן והוא בטירוף.
אבל !
התכונות המדהימות האלו הן אלו גם שמכשילות אותו.
המתפעל, הוא ההפך הגמור מהיזם.
תנו לו שקט לעבוד ותקבלו תוצאות מדהימות.
הוא אוהב את הפרטים הקטנים, יעמיק בהם ויפיק מהם את המרב.
השולחן שלו בניגוד ליזם, יהיה מסודר ומאורגן בצורה סיסטמית מאוד.
לא רק השולחן שלו, ההופעה שלו, הרכב שלו, המחשב שלו, אפילו ארון הבגדים שלו, יהיה מסודר ונקי.
למה ? כי בלי הסדר הזה, קשה לו מאוד להיות פרודוקטיבי.
המתפעל, הוא כזה שייקח על עצמו משימות ויבצע אותן עד תום.
הוא יישב וישקיע זמן רב, בבניית תוכנית עבודה מפורטת וייצא לדרך רק אחרי שכל התמונה ברורה לו.
אז מי מהם מתאים יותר לניהול חברה ?
היזם שעף קדימה או המתפעל שצועד בזהירות ?
התשובה היא – אף אחד מהם !
היזם שעף קדימה, נמצא בדרך כלל בסביבה שאינה בקצב שלו, הוא מניע את הדברים ומעביר אותם הלאה בחופזה (אמרנו כבר שאין לו סבלנות..), אין לו תוכנית מסודרת, הוא רוצה שהדברים יקרו עכשיו !
התוצאה היא לרוב אכזבה ותסכול בקרב שני הצדדים: המנכ”ל והעובדים.
העובדים אינם מבינים מה מצופה מהם ומנסים לעשות את המיטב בסביבה רבה של אי ודאות
וכאשר התוצאה אינה מגיעה כפי שדמיין המנכ”ל, האכזבה מגיעה.
המתפעל מנגד, באופן די מפתיע, הוא לעיתים רבות, הגורם המעכב.
הרצון בסדר, ארגון, תוכנית עבודה, ירידה לפרטים וכיסוי כל האופציות האפשריות, מביא עימו,
השתהות בקבלת החלטות, תלות גדולה של העובדים במתפעל כי הדברים צריכים להיות בדרך שלו, התעסקות רבה מדי בטפל, ירידה במוטיבציה וברצון העובדים לשתף פעולה.
כל אלו, מובילים לכך שתהיה תוצאה, כי תמיד תהיה תוצאה עם המתפעל, אבל היא רחוקה מאוד ממימוש הפוטנציאל האמיתי.
אז איזה מנהל מביא את התוצאות הכי טובות לחברה ?
השילוב של השניים.
ישנן שתי אופציות להשיג את השילוב.
האחת, הינה הפתרון הקלאסי שקיים שנים והוא שותפות.
כאשר יזם ומתפעל מצליחים לנהל שותפות טובה ביניהם, הם שילוב קטלני, כי הם משלימים אחד את השני.
אבל, לרוב המנכ”לים אין שותף וכאן קיימת האופציה השניה והיא להשלים את החסר בין אם באמצעות למידה ובין אם באמצעות עזרה.
למידה
יזמות בדר”כ היא טבעית ומולדת, קשה ללמוד להיות יזם, אבל זה עדיין אפשרי ליזום.
מנכ”ל שרוצה להשלים את החלק החסר שלו (יזמות), יכול לפנות לאפיק האקדמי (לימודי יזמות, חדשנות וכו’), אבל האפיק השימושי יותר, הוא למידה עצמית.
הדרך המהירה והטובה, היא פשוט להתבונן וללמוד מיזמים אחרים, לפעול ולהיות מוכן לשלם מחיר על טעויות (אמרנו כבר שהמתפעל הוא שמרן)
יזם שרוצה להשלים את החלק החסר שלו, בהחלט יכול ללמוד ניהול.
זה יכול להיות באמצעות אפיקים אקדמיים, שאמנם מעשירים מאוד את הידע, אבל תמיד, תמיד, חסרים את שלב היישום בפועל.
גם כאן, הדרך המהירה והטובה יותר, היא ללמוד ממנהלים אחרים (חברים, מנהלים תחתיו וכו’) ולשלב את זה כל הזמן בעשייה.
החוכמה בשני המקרים היא – עקביות !
שימוש בעזרה
זו לא בושה לבקש עזרה.
זו לא בושה להגיד “לא יודע”.
להיפך, זו החכמה הגדולה של בעלי העסקים המצליחים ביותר.
אלו שמסוגלים לבקש עזרה, מגיעים לתוצאות הטובות ביותר, כי הם לא לבד.
מנכ”ל שיעטוף את עצמו באנשים, מנהלים ועובדים אשר משלימים את החלק החסר, יגיע לתוצאות העסקיות הטובות ביותר.
יותר משני עשורים בעבודה עם מנכ”לים, חשפה אותנו לחמישה אתגרים מרכזיים שאיתם הם מתמודדים:
האתגר הראשון הוא עומס.
העומס והלחץ לא נפסקים לרגע. המנכ”ל חייב ‘לספק את הסחורה’ כל הזמן. הוא יודע שכל טעות שלו מגיעה עם תג מחיר יקר מאוד.
האתגר השני הוא ידע.
כמה מנכ”לים נהנים מידע מעמיק בכספים, תפעול, שיווק ומכירות גם יחד? מנכ”ל, מוצלח ככל שיהיה, יכול להיות מומחה בתחום אחד או שניים, אבל הוא נדרש לידע רחב בכל התחומים כדי לקבל החלטות נכונות.
האתגר השלישי הוא ניסיון.
חלק גדול מהמנכ”לים של חברות הם בעלים שמעולם לא ניהלו לפני כן חברה אחרת וגם מנכ”ל שכיר, לאו דווקא עבד לפני כן כמנכ”ל.
ניסיון דורש זמן ויש לזה מחיר.
אתגר נוסף הוא תסכול.
התסכול מגיע משכר, שלעיתים קרובות, אינו הולם את ההשקעה.
בעשרים השנים האחרונות, פגשתי מנכ”לים רבים שעובדים שעות על גבי שעות, יוצאים לחופשות קצרות ומעטות – וטרודים מסביב לשעון בכל בעיה שצצה.
בקיצור, עובדים קשה מאוד ולאו דווקא מרוויחים בהתאם.
והאחרון הוא הבדידות.
אומרים שלהצלחה אבות רבים – אך הכישלון הוא יתום וזה מאוד נכון שאתה בתפקיד הזה.
לא פלא שכמעט כל המנכ”לים שפגשנו רוצים שותף,
כזה שיחשוב איתם, יקבל איתם החלטות ויישא עמם באחריות ובנטל הכבדים.
אז איך בכל זאת ניתן להתמודד עם האתגרים האלו?
אז קודם כל חשוב להבין שהגורם המרכזי של חמשת האתגרים הללו הוא כשל ניהולי.
מנכ”ל חברה לא אמור להתמודד לבד, הוא צריך שדרת ניהול חזקה ואיכותית לצדו.
מנכ”ל טוב בונה סביבו צוות איכותי ומקצועי, שמרגיש חלק בלתי נפרד מקבלת ההחלטות, לוקח אחריות מלאה על הביצוע ודואג לניהול תקין של החברה.
מנכ”ל כזה לא מרגיש בודד, העומס פוחת משמעותית, הידע והניסיון נצברים תוך כדי עבודת הצוות והתוצאות הן בהתאם.
מנכ”ל חברה אמור לקבוע את יעדי החברה, את הדרך אליהם, להוביל, להנהיג, ללמד ולכוון את מנהליו ועובדיו כיצד להגיע ליעדים שקבע.
כדי להצליח לנהל את כל הפעילות הזו ולהפיק את המרב מהחברה שלו, רצוי מאוד שתהיה למנכ”ל שגרה שבועית.
למה שבועית ?
משני טעמים:
האחד, קשה מאוד לנהל פעילות ברמה יומית, כי התפקיד והמשימות מאוד דינמיים.
השני, משימות רבות הן בתדירות שבועית ולכן יותר נוח לראות את התמונה ברזולוציה הזו ויש בה את הגמישות הנדרשת.
איך מכניסים את כל הפעילות לשבוע?
מתכננים יומן שבועי קבוע-גמיש.
קודם כל, רשמו לפניכם את כל הפעילויות הקבועות שיש לכם לבצע במהלך השבוע, למשל:
⦿ ישיבות אישיות עם מנהלי תחום ועובדים נוספים, למשל מזכירה.
⦿ ישיבות מחלקה.
⦿ ישיבות הנהלה.
⦿ פגישות עם לקוחות/ספקים/אחר.
⦿ זמן לעבודה משרדית ממוקדת – ניתוח דוחות, כתיבת הצעות מחיר/מכרזים, שיחות טלפון וכו’.
לאחר מכן שבצו פעילויות שאתם רוצים (חייבים) לבצע לפחות אחת לחודש, למשל:
טיפ חשוב !
שבצו את הפגישות במועדים שהכי נכונים להם, ז”א, אם למשל עבודה משרדית, נוחה לכם בשעות הבוקר של יום ראשון כי הוא פחות אפקטיבי, שבצו זאת במועד הזה.
לסיום, שבצו את הפגישות האלו ביומן באופן קבוע ושלחו זימונים לתקופה ארוכה קדימה (באמצעות “מופע חוזר” ביומן).
התוצאה שתתקבל היא לו”ז מתוכנן והדוק, אשר מאפשר לכם ניצול הזמן ברמה גבוהה ביותר ומנגד מאפשר גמישות בשאר הזמן.
קבוע-גמיש, אמרנו ?
אני לא צריך מזכירה”
“אין לי תקציב למזכירה”
“אני יכול להכין לעצמי לבד את הקפה”
“אני מעדיף לעבוד לבד”
“אני לא מנכ”ל קוקה-קולה”
תשובה מוכרת לכם ?
אין לנו סטטיסטיקה מדויקת, אך תחושת הבטן היא ש 50% מהמנכ”לים שפגשנו עובדים ללא מזכירה.
כשהתחלנו לעבוד בייעוץ עסקי אי שם ב 2003, העולם עדיין היה מיושן ומקובע, לחלק מהמנכ”לים לא היה אפילו מחשב..
אך השנים חלפו והקדמה אצה לה, אבל החשיבה על תפקיד המזכירה, נשארה מקובעת ומיושנת.
למה מנכ”ל חושב שהוא לא צריך מזכירה ?
הסיבה המרכזית לכך שמנכ”ל עובד ללא מזכירה היא חוסר המודעות לחשיבות התפקיד.
המונח “מזכירה”, הוא מונח מיושן שהגיע מהעולם המוסדי ומשויך לתפקיד זוטר ופשוט, אך בעידן של היום ה”מזכירה” אינה כזו כלל וכלל.
כמו הרבה תפקידים אחרים שנוטים “לשדרג” ולהפכם ל”מנהל/ת…” גם המושג “מזכירה” השתנה בשנים האחרונות ל”מנהלת משרד” או “עוזרת אישית”.
מזכירה טובה היא לא רק כזו שמטפלת ביומנים ומכינה קפה למנהל/אורחים.
מזכירה טובה היא כזו שהופכת להיות דמות משמעותית בחברה, אשר מסייעת למנכ”ל בניהול החברה.
כן, כן, זו לא טעות !
מנכ”ל אשר יודע לנהל נכון את המזכירה שלו, יכול לקבל תמיכה משמעותית בעבודתו.
אם תבחנו באופן אובייקטיבי את תפקיד המנכ”ל יש בו כמות עצומה של עבודה אדמיניסטרטיבית !
מנכ”ל אשר מלמד ומכשיר באופן מתמיד את המזכירה שלו, יכול להעביר לה חלק נכבד מהעבודה ולפנות את זמנו לביצוע פעילות ומשימות שהן בעלות ערך רב ומשמעותי יותר.
על פי רוב אלו המשימות שאתם לא מגיעים אליהן…
לא פלא שהן הופכות להיות “מנהלות משרד” או “עוזרות אישיות”, הן באמת כאלו, אם משקיעים בהן, אם מכווינים אותן נכון וזה תפקידו של המנכ”ל.
זכרו, מנכ”ל אשר מבזבז זמן על ביצוע פעולות אדמיניסטרטיביות פוגע ישירות בביצועי החברה.
היחס בין עלות מנהלת המשרד לבין המחיר שמשולם בגין אי ביצוע המשימות האמיתיות של המנכ”ל אינו פרופורציונלי.
זו הסיבה שכל מנכ”ל שעובד איתנו, מבין את הערך המשמעותי של המזכירה שיש לו (ואם אין לו, אז תהיה לו..) כי ברגע שהיא מפנה אותו מפעילות מיותרת, הוא מתחיל לפרוח והחברה צומחת.
אז לסיכום,
מנכ”לים יקרים, אם אתם באמת רוצים להצליח ולשגשג, הכשירו את המזכירה שלכם והפכו אותה למנהלת משרד/עוזרת אישית ואם אין לכם כזו, תעלו מודעה !
התוכן נכתב בלשון זה מטעמי נוחות בלבד, אך פונה לשני המינים בשני התפקידים במידה שווה
ענו על 10 השאלות הבאות ותדעו אם אתם מנכ”לים טובים:
האם החברה מתנהלת טוב גם שאתה לא נמצא ?
⦿ האם אתה נעזר מספיק במנהלים שלך ?
⦿ האם אתה סומך על המנהלים שלך ?
⦿ האם אתה מרגיש שהנך ממצה את הפוטנציאל האישי שלך ?
⦿ האם אתה מרגיש שהנך ממצה את הפוטנציאל העסקי של החברה ?
⦿ האם יש לך חזון מגובש וכתוב ל 5 השנים הבאות ?
⦿ האם העובדים שלך מחויבים לתוצאות החברה ?
⦿ האם העובדים שלך מעריכים אותך ?
⦿ האם אתה מרגיש שיש מי שחולק עמך את העומס ?
⦿ האם כל העובדים שלך נמדדים ומתוגמלים על פי תפוקות ?
0-1 תשובות שליליות
ציון טוב מאוד וסביר להניח שתוצאות החברה הן בהתאם.
2-3 תשובות שליליות
ציון טוב, אבל בהחלט יש מה לשפר הן בניהול והן בתוצאות החברה.
4-6 תשובות שליליות
ציון בינוני, יש הרבה לשפר הן בניהול והן בתוצאות החברה שסביר להניח שהן במגמת ירידה.
7-10 תשובות שליליות
ציון לא טוב בלשון המעטה.. חובה לפעול !
קוריוז קטן
מנהלים רבים שענו על השאלון הזה, טענו שאמנם קיבלו ציון נמוך, אבל התוצאות של החברה טובות מאוד.
לעניין זה, יש שלוש אופציות:
⦿ שלא היו מרוכזים בעת המענה.
⦿ שענו על השאלות לא בכנות מוחלטת…
⦿ ענו בכנות וזה אומר שאפשר לשפר את תוצאות החברה עוד יותר…
הבשורה הטובה
לא משנה איזה ציון קיבלת, שינוי של כל אחת מהשאלות, יניב פירות מדהימים !
טעות ראשונה – עקיפת המנהלים שלך
אחת הטעויות הנפוצות בקרב מנכ”לים היא הנטייה לעקוף את המנהלים שלהם ולפנות ישירות לעובדים.
הגורם המרכזי לכך, הוא תחושת האחריות וה”בעלות”.
בין אם בגלל עומס ולחץ, בין אם בגלל שמרגישים שזה “חייב להתבצע עכשיו”, בין אם בגלל שמרגישים ש”אם לא יגידו לעובד, זה לא יקרה” ובין אם בגלל שזו המדיניות שלהם,
בסופו של דבר – זו טעות !
אז למה מנכ”ל שפונה ישירות לעובד במקום לפנות למנהל הישיר שלו (של אותו עובד) טועה ?
להלן שלוש סיבות:
בהרבה מאוד מקרים המנכ”ל “סומך” על העובד שייבצע את המשימה ולא מבצע בקרה. מכאן יש שתי אפשרויות, האחת שהעובד יבצע את המשימה (והמנהל הישיר שלו, לאו דווקא יידע עליה) והשנייה, גרועה יותר, שהעובד “יישכח” לבצעה. במקרה זה, הסיטואציה היא מאוד בעייתית. התחושה שיכולה להתקבל אצל העובד היא קשה – מזלזול במנכ”ל ועד לחוסר הערכה כלפיו, על ששכח ממנה..
במקרים רבים מנכ”לים נוטים לזלזל בנקודה זו ולא לייחס לה חשיבות גדולה וחבל
אמנם זו לא טעות שתהרוס או תחרב את החברה, אבל היא בוודאי תשפיע על הפעילות השוטפת שלה, על העוצמה של השדרה הניהולית ואף תיצור עומס מיותר על המנכ”ל. וכאשר מצרפים לכך עוד טעויות נפוצות (בהמשך…), זו כבר השפעה דרמטית על פעילות החברה.
לכן, אם יש לכם מנהלים תחתיכם, כבדו אותם והעבירו את המסרים/ המשימות/ הרצונות שלכם מעובדיהם, דרכם !
כך תצרו שדרת ניהול חזקה ועובדים שמכבדים הן את המנהלים שלהם והן אתכם..
טעות שנייה – “אם היו לי עובדים הייתי מצליח לגדול”
אחד המשפטים הנפוצים ביותר של מנכ”לים, זה המשפט הזה.
מה בעצם אומר המשפט הזה ?
תחילה נתייחס למשמעות המשפט, פשוטו כמשמעו, פעילות החברה לא תגדל אם לא נגייס עובדים נוספים.
משמע, הגידול בפעילות, מותנה אך ורק בגיוס כוח אדם נוסף. כלומר, החברה יכולה לצמוח בפעילות, אך זה יכול להתקיים רק עם תוספת כ”א.
המשמעות היא במשפט הזה, שהחברה נמצאת בתקרת הזכוכית שלה וממצה את כל הפוטנציאל הקיים מהמשאבים הקיימים.
וזה נכון ?
מצטערים, אך אין סיכוי !
בכל פרויקט שאנו מבצעים ב 20 השנים האחרונות, שיפרנו ביצועים של חברות בעשרות אחוזים בלי תוספת כוח אדם, שלא נאמר, במקרים רבים, אף עם צמצום כ”א.
מנכ”לים רבים מודעים היטב לבעיות שישנן בחברות שלהם ושאם יפתרו אותן, הדבר ישפר משמעותית את ביצועי החברה ללא צורך בהגדלת כ”א.
אז למה מנכ”ל אומר את המשפט “אם היו לי עובדים הייתי מצליח לגדול” ?
אז מה ניתן לעשות ?
במקום לגייס עוד עובדים, שפרו את הקיים !
⦿ שפרו וייעלו תהליכי עבודה.
⦿ הכשירו והשקיעו בעובדים הקיימים.
⦿ קבעו מדדים לביצוע, על מנת להבין בכל מחלקה, מה כמות כ”א הנדרשת בפועל.
⦿ דרשו מהמנהלים שלכם, תוכניות עבודה לשיפור ביצועי המחלקות והעובדים.
ויש עוד הרבה פתרונות.
טעות שלישית – ביצוע משימות שהעובדים יכלו לבצען
אחת התופעות השכיחות בעבודה שלנו עם מנכ”לים, היא העובדה שהם מתקשים לנהל את הזמן שלהם נכון.
הם לרוב, נמצאים בעומס ולחץ, הן בשל התפקיד, אבל לא מעט בשל העובדה שאינם יודעים להאציל סמכויות והרבה מאוד פעמים, מבצעים משימות ופעולות שהעובדים שלהם בהחלט יכולים לבצע.
תחילה נציג את הסיבות שאנו שומעים מהמנכ”לים הנמנעים מלהעביר משימות פשוטות לעובדים:
⦿ “יותר קל לי לבצע מאשר להסביר”.
⦿ “זה יותר מהיר ופחות מסורבל”.
⦿ “אני עושה את זה יותר טוב מ..”
⦿ “לא נעים לי לבקש, העובדים עסוקים מאוד”.
⦿ “אני לא צריך עזרה”.
⦿ “יש לי זמן, אז מה הבעיה שאעשה את זה”.
⦿ “העברתי וזה חזר אליי”.
⦿ “ניסיתי להעביר וזה היה גרוע”.
להלן דוגמאות לפעולות שרצוי שייעשו ע”י בעלי התפקיד המוגדרים:
⦿ ביצוע רכש מספק ציוד/תחזוקה
⦿ חיפוש ואיתור ספקים/מוצרים כמו מחשב נייד, סלולארי, מדפסות
⦿ תיאום פגישה
⦿ הקלדת מסמך
⦿ קבלה והכנת קפה ללקוחות/ספקים/אורחים
⦿ פתיחת שער/דלת
⦿ וידוא ביצוע משימה
⦿ חלוקת משימות לעובדים (כאשר יש להם מנהלים)
ונראה לנו שהמסר הובן..
נבין תחילה איפה הטעות ?
אם תחזרו ותקראו את הסיבות שאנו שומעים מהמנכ”לים, יש להן מכנה משותף אחד:
התחשבות בעובדים והמחשבה, כי עדיף להם לבצע זאת לבד.
מנכ”ל שמבצע את המשימות האלו פוגע בעצמו ובחברה שלו.
למנכ”ל יש הרבה מאוד משימות אחרות שהוא אמור לבצע ואינו מגיע אליהן.
אם כרגע המחשבה שעוברת לכם בראש, היא: “אבל אני מספיק הכל”, סימן שלא קראתם את המאמר שלי על “תפקיד המנכ”ל“, בו הייתם מבינים, כי יש עוד הרבה פעולות שניתן לבצע כמנכ”ל שיש להן ערך עצום בהשוואה למשימות הקטנות שאתם נמנעים מלהעביר לעובדים.
ויש עוד עניין, חלק מתפקידכם כמנכ”לים הוא למקצע ולהכשיר את העובדים, כל הזמן. לשפר את ההישגים ואת יכולת הביצוע שלהם.
כל משימה כזו שאתם מעבירים הלאה, כרוכה בהשקעה ראשונית, בלימוד, הכוונה וגם מוכנות לספוג את הטעויות, אבל ההשקעה הזו, בסופו של דבר משתלמת מאוד.
מנכ”ל אשר משוחרר ממשימות יומיומיות פשוטות, יכול להוביל את האונייה ליעדיה.
האם ראיתם פעם קברניט של אונייה שטה שנמצא בירכתי האונייה?
טעות רביעית – לעבוד ללא דוחות בקרה קבועים
כולם מדברים בתקופה האחרונה על בינה מלאכותית, Artificial Intelligence, או בשמה המקוצר AI.
הטכנולוגיה הזו מצליחה להפתיע ולחשוף אותנו ליכולות מדהימות, בין היתר, יכולות עיבוד מידע ונתונים.
אבל !
גם לפני תקופה זו, אם נתבונן אחורה מספר שנים, נוספו כלים רבים אשר נועדו לסייע למנכ”ל בניהול החברה שלו, בין אם זה בתוך התוכנות השכיחות דוגמת חשבשבת, פריוריטי, SAP וכדומה, ובין אם באמצעות דשבורדים דוגמת Salesforce, Monday וכדומה.
בדיקת ההיסטוריה בקרב לקוחותינו, מעידה על כך שעד שנכנסנו לפעילות עימם, 70% מהם לא עבדו כלל עם דוחות בקרה יומיים.
נבין תחילה אלו דוחות הכרחיים לניהול פעילות החברה:
⦿ דוח הכנסות/מכירות מפולח לפי פרמטרים חשובים: מקורות הכנסה, משפחות מוצרים וכו’.
⦿ דוח גביה.
⦿ דוח פניות לחברה – שירות/מתעניינים.
⦿ דוח תפוקות – ייצור/תפעול/לוגיסטיקה.
⦿ דוח רכש.
⦿ דוח רווחיות תפעולית.
דוחות אלו הם רק דוגמה לרבים אחרים שעוד ישנם.
מנכ”ל שרוצה לקבל תמונה מדויקת על מצב חברתו ולקבל החלטות נכונות בהתאם, בכל רגע נתון, חייב לראות את המידע הזה ברמה יומיומית.
תתפלאו לשמוע, אבל מעטים בודקים נתונים אלו ברמה החודשית…
והדבר המדהים הוא, שלא צריך להשקיע בתוכנות מיוחדות ודשבורדים נוצצים, כי כל המידע זמין עבורכם בכל תוכנה שאתם עובדים איתה.
פשוט צריך לדעת לעבוד נכון עם התוכנה ולהפיק את הדוחות הרלוונטיים לכם.
