מלאי לא מדויק
אם גם אצלכם בחברה, לא ניתן לדעת בוודאות כמה מלאי יש מכל מוצר במחסן, דעו שאתם ב”חברה טובה” של עוד 40% מהחברות בישראל.
על מנת לקבל מלאי מדויק צריכים להתקיים כל התנאים האלו:
⦿ המחסן חייב להיות ממוחשב. כלומר, ללא מערכת ניהול מלאי עדכנית, לא ניתן לעולם, להגיע לרמת דיוק אבסולוטית במלאי.
⦿ בקליטת סחורה חייבת להיות ספירה מדויקת של כל המוצרים שהגיעו, שיוך נכון של הסחורה למק”ט הנכון בתוכנה ואחסנת המוצרים במיקום הייעודי (ולא “בינתיים נשים את זה פה”) שמתועד בתוכנה.
⦿ המחסן חייב להיות עם איתורים ומיקומים מדויקים ועקביים.
⦿ תהליך הליקוט צריך להתבצע נכון.
⦿ ביציאת סחורה מהמחסן נעשית השוואה בין תעודת המשלוח לבין הסחורה שלוקטה.
⦿ במקרה של החזרת סחורה – יש להחזירה למיקום הנכון ולעדכן בזמן אמת את המלאי בתוכנה, כלומר לבצע “קליטת סחורה ממוחשבת” ולא רק ידנית.
חשוב להבין כי מספיק שאחד מהתנאים לא מתקיים באופן מלא, לעולם לא יהיה מלאי מדויק בחברתכם.
חוסרים במלאי
חוסרים במלאי נובעים מעיתוד מלאי לא מספיק מדויק ומקצועי.
חברה אשר מוכרת מוצרים ולא שירות, תלויה מאוד בעיתוד המלאי שלה.
כל מוצר שחסר במלאי ויש לו דרישה – זה הפסד כספי ישיר ועקיף.
ישיר כי הפסדנו הכנסה מיידית ועקיף בגלל שהלקוח שלנו נאלץ לייצר לעצמו פתרון ונחשף אוטומטית לעוד מתחרים. ואם המתחרים האלו, יודעים לנהל מכירות, ההפסד מהלקוח הזה יהיה לא רק אותו מוצר שלא מכרנו לו, אלא מוצרים נוספים.
אנו מודעים לכך שהדילמה הזו של “כמה מוצרים להזמין?” מעסיקה כל מנכ”ל/מנהל רכש ברמה היומיומית. כי הרי עודף מלאי, יקר מאוד, בין אם בגלל המימון ובין אם בגלל שעתיד להפוך ל”מלאי מת”.
הקניית כלים מקצועיים לעיתוד מלאי מאפשרת למנכ”ל/מנהל הרכש לדייק את המלאי, להפחית חוסרים (וכתוצאה מכך, הפסד ישיר ועקיף) ולהימנע מ”מלאי מת” בעתיד.
צמצום מלאי
אנו לא יודעים אם זו “תופעה ישראלית”, אך לרובנו ישנה “נטייה לאגור”.
במרבית החברות שפגשנו, כמות המלאי הקיים היא אדירה ביחס לנדרש.
נכון ישנם שיקולים של זמינות המלאי אצל הספק ו/או הנחת כמות, אך לעיתים עלויות האחזקה, האחסון, הפחת והמימון יקרות פי כמה.
חישוב נכון של המלאי הנדרש, מצמצם משמעותית את המלאי הקיים ויכול להשפיע על:
⦿ רצון במעבר למחסן גדול יותר.
⦿ צמצום שטח המחסן הקיים.
⦿ חסכון במימון המלאי.
⦿ חוסן כלכלי מול מתחרים, ספקים ובנקים.
סידור הפצה
עד לפני מספר שנים, סידור ההפצה ללקוחות, נעשה באמצעות כ”א ולא טכנולוגיה, דרש משאבים רבים, לעיתים קרובות של מנהל התפעול או מנהל ההפצה וגבה מחירים כבדים על טעויות וכשלים בשרות.
כיום ישנן מערכות טכנולוגיות מתקדמות אשר מבצעות אופטימיזציה של ההפצה המשקללות פרמטרים חשובים כמו: שיקולים גיאוגרפיים, סוג המוצרים, משקל, נפח, כלי ההפצה ועוד.
מערכות אלו מחברות את כל תהליכי העבודה ומאפשרות ניהול מלא של כל שרשרת האספקה.
מערכת כזו חוסכת זמן יקר של כ”א אשר מתפנה לנהל/לעבוד, חוסכות טעויות, מצמצמות זמני אספקה, חוסכות עלויות שינוע יקרות, משפרת את השירות ומאפשרת צמיחה עסקית.
תקלות באספקה
אין חברה שמפיצה סחורה ללקוחות ואין בה טעויות באספקה.
לכן השאלה היא לא איך מונעים תקלות באספקה, אלא איך מצמצמים אותן והמדד הנכון הוא אחוז התקלות מסך ההזמנות.
⦿ אתם יודעים מהו האחוז אצלכם ?
⦿ בדקתם את זה פעם ?
⦿ אתם יודעים מהו האחוז הקיים בענף שלכם ?
תקלות באספקה, זו לא הבעיה, אלא סימפטום שמעיד על כשלים בניהול המחסן וההפצה.
תיקון כשלים אלו, מצמצם משמעותית את אחוז התקלות באספקה.
מחסן ממוחשב
תחילה נחדד מה המשמעות של מחסן ממוחשב.
מחסן ממוחשב, הינו מחסן אשר כל תנועה של המלאי מתועדת בצורה מדויקת וחד ערכית.
התוצר של מחסן ממוחשב הינו, התאמה מושלמת בין כמות הפריטים ממוצר כלשהו שנמצאים במדף לבין הנתון שמופיע בתוכנה.
כל אי דיוק בנושא, מעיד על כך שאולי המחסן “עובד עם תוכנה”, אך הוא לא מחסן ממוחשב.
הפיכת מחסן למחסן ממוחשב, הינה תהליך ארוך ומורכב, שכרוך בהתמודדות עם אתגרים רבים ביניהם:
⦿ דיוק המלאי מחייב התאמה לדוחות הכספיים..
⦿ ספירת מלאי “שמפריעה” לפעילות השוטפת
⦿ התנגדות מצד מנהלים/עובדים
⦿ הוספת טכנולוגיה וציוד
⦿ סידור המחסן כולל איתורים ומיקומים
⦿ עבודה על פי תהליכי עבודה מסודרים ועקביים
⦿ הקפדה על נהלי עבודה
והרשימה עוד ארוכה..
אך, ניהול נכון של תהליך העברה למחסן ממוחשב, מקל מאוד על ההתמודדות עם אתגרים אלו, חוסך טעויות יקרות ובעיקר, מעלה את התפוקות ויעילות המערך הלוגיסטי.
סידור מחסן
עד כמה שזה נשמע מפתיע, 30% מהמחסנים שראינו בתכלית, אינם מסודרים על פי מתודה ברורה וסדורה.
סידור מחסן נכון ומקצועי מייצר:
⦿ ניצולת גבוהה של שטחי האחסון
⦿ קיצור זמני ליקוט באופן משמעותי
⦿ צמצום טעויות בליקוט
⦿ ניהול מלאי איכותי יותר
⦿ תנועת כ”א וכלים בטוחה ויעילה יותר
⦿ חסכון בעלויות אחזקה ותפעול
⦿ הפחתת פחת
⦿ ניהול מלאי מת טוב יותר
לכן, בכל פרויקט של ייעוץ תפעולי, אחת הפעולות הראשונות שאנו מבצעים, היא סידור המחסן כולל הוספת איתורים, מיקומים וטכנולוגיה.
זהו פתרון יעיל וזול יחסית, אשר מניב פירות מהירים ומייעל את מערך התפעול.
טכנולוגיים עבור מערכי מכירות הקיימים היום הוא עצום, ומנכ”לים רבים נתקלים בקושי בבחירת הטכנולוגיה המתאימה.
כמו כל דבר בחיים, כאשר אנו יודעים בדיוק מה אנו צריכים, קל לנו לבחור, אבל שאנו לא יודעים מה בדיוק אנו צריכים, אנו מנותבים על ידי הצד השני !
אנו בתכלית, מעורבים בתהליך הטמעת טכנולוגיות, החל משלב איפיון הצרכים המדויקים ללקוח (עם מבט רחוק לנדרש בעתיד), דרך בחירת הספקים הנכונים ועד לליווי מלא של ההטמעה.
טכנולוגיה זה מונח רחב מאוד והוספתה לאו דווקא משפרת ביצועים, אלא לעיתים אף פוגמת בהם, לכן, התאמה נכונה, יוצרת את השינויים הנדרשים, חוסכת זמן וכסף ומניבה את התוצאות הנדרשות.
מערך התפעול מורכב ממספר רב של תהליכים אשר נעשים במקביל וכרוכים אחד בשני.
כשל בתהליך אחד, יכול להשפיע על כל שרשרת האספקה, לכן בניית תהליכי עבודה נכונים ומדויקים הינה קריטית בשיפור ביצועים במערך התפעול.
לעיתים קרובות, אנו נתקלים במערכי תפעול אשר עובדים עם תהליכי עבודה מיושנים שנבנו לפני שנים רבות ואינם מותאמים לצרכי החברה הנוכחיים.
תהליך עבודה נכון ומותאם לצרכי החברה מייצר:
⦿ חידוד הגדרות תפקיד של כל גורם במערך התפעול.
⦿ צמצום זמני ביצוע.
⦿ הגברת תפוקות.
⦿ מניעת טעויות.
⦿ שיפור שירות.
⦿ הגדלת מכירות.
⦿ הגברת מוטיבציית עובדים.
⦿ שיפור אווירה בין העובדים.
⦿ בחינת איכות ביצוע של העובדים.
לאורך השנים, פיתחנו בתכלית כלים לבניית תהליכי עבודה, אשר מקצרים את זמן היישום ומשיגים את השיפורים שהוצגו לעיל.
אם נמשיל את מערך המכירות החברה למנוע של רכב, אזי מערך התפעול הוא הגיר ברכב (ההילוכים).
ככל שמערך התפעול עובד חלק יותר, כך הרכב יכול לנוע מהר יותר, להתגבר על עליות וירידות ולגרום לשהות ברכב (חברה) להיות נעימה יותר.
מכאן, שתפקיד מנהל התפעול משמעותי מאוד והוא החולייה המקשרת בין כל הגורמים בחברה.
לצערנו, נתקלנו במנהלי תפעול, אשר “מתרגמים” את חשיבות התפקיד לחשיבות עצמית..
התפקיד והאחריות הופכים את מנהל התפעול לבעל כוח רב והשפעה ישירה על ביצועי החברה.
כוח זה, כאשר אינו מנוהל נכון, הופך לתלות !
ותלות בגורם אחד מרכזי בחברה, ולא משנה אם זה מנכ”ל, מנהל תפעול או כל עובד אחר בחברה, מהווה סיכון עסקי.
להלן דוגמאות לסימפטומים אשר מעידים על תלות במנהל התפעול:
⦿ התנגדות להכנסת תוכנה וטכנולוגיה.
⦿ התנגדות לביצוע שינויים – “רק בדרכי”.
⦿ תהליכים רבים תלויים במנהל התפעול ומתעכבים בשל כך.
⦿ ידע רב שקיים אצל מנהל התפעול ומעט מאוד בקרב עובדיו.
⦿ עובדים ברמת ביצוע נמוכה.
⦿ עזיבת עובדים טובים.
⦿ שכר ותנאים שאינם תואמים לתפקיד מקביל בחברות אחרות.
מערך תפעול/לוגיסטיקה, אשר קיימים בו הסימפטומים האלו, מציג רמת ביצוע נמוכה וחייבים לבצע שינוי.
איזה שינוי ?
בגישתנו, אנו תמיד מעדיפים לשמר מנהלים ועובדים, לכן מתחילים בהכשרה ואימון של מנהל התפעול. גם המנכ”ל מקבל כלים לניהול טוב יותר של מנהל התפעול.
רק במידה ואין הצלחה בשיתוף הפעולה עם מנהל התפעול, מבצעים החלפה.
נכון, זה חד מאוד, אך חברה אשר בנויה על מערך התפעול שלה והוא מתפקד ברמה נמוכה מפסידה המון כסף, גם אם בשורת הרווח ישנה יתרה מכובדת.
כאשר הרווח התפעולי מצטמצם לאורך השנים, כל אחוז בעלות התפעול, משפיע דרמטית על רווחיות החברה.
אם תבדקו לעומק את הסיבות לסגירת חברות, לרוב זה לא בגלל שלא הצליחו למכור, אלא בגלל שעלות התפעול שלהם הייתה גבוהה מדי.
מתקינים וטכנאים הם כ”א יקר ומורכב לגיוס וניהול.
חברה אשר מושתתת על מוצרים שדורשים התקנה, תלויה מאוד באיכות הביצוע של מערך זה.
מתקין טוב פותר בעיות, חוסך עלויות, משפיע על חווית הלקוח ולכן יש לו השפעה ישירה על ביצועי החברה.
מניסיוננו, מנהלי צוותים אלו, הינם לרוב מתקינים בכירים שקודמו. אמנם יש להם ניסיון וידע רבים, אך ניסיונם הניהולי מועט.
מהלכים שמבוצעים במסגרת שיפור מערך מתקינים/טכנאים:
⦿ שיפור איכות הניהול
⦿ שיפור תהליכי עבודה
⦿ הוספת טכנולוגיה
⦿ הכשרה מקצועית לעובדים
⦿ הוספת מנגנון תגמול על ביצועים והעמקת מכירה
ואלו יוצרים:
⦿ שיפור השירות וחווית לקוח טובה יותר
⦿ שימור עובדים וידע
⦿ הגברת תפוקות ולעיתים צמצום כ”א
⦿ חסכון בעלויות
בנוסף, יש לשלב את הפעילות בשיפור המערך הלוגיסטי, מכיוון שיעילות הצוות, תלויה בו לא מעט. לדוגמא, אופן הנפקת הציוד למתקינים, משפיע מאוד על תפקודם בשטח.
לא פלא שחברות רבות, עוברות לשימוש בקבלני משנה, בשל עלויות תפעול גבוהות מאוד של מערך פנימי כזה.
אבל אם מייעלים את המערך הפנימי, ההשוואה לעלות קבלן משנה, משתנה מאוד..
אחת הדרכים המהירות והיעילות ביותר לשיפור ביצועים בתפעול, הינה שיפור ביצועים ברכש.
בחברות שאינן מוכרות שירותים, מרכיב הרכש מהווה נתח משמעותי בהוצאות החברה.
לעיתים אנו רואים מנכ”לים אשר משקיעים הון עתק בשיווק ומכירות, כאשר פעילות ממוקדת בנושא הרכש, יכולה להניב תוצאות זהות כמעט, בהרבה פחות מאמץ ומשאבים.
נמחיש זאת בדוגמא של חברה מתחום התשתיות.
נניח שמחזור החברה, הינו 50,000,000 ₪, עלות הרכש בחברה הינו 10,000,000 ₪ ורווחיות החברה הינה 5,000,000 ₪.
כדי להגדיל את הרווחיות של החברה עומדות בפני המנכ”ל שתי אופציות:
הגדלת מכירות
חסכון ברכש
נניח שהחברה אחרי מאמצי שיווק ומכירות שיפרה את מחזור החברה ב 10%, כלומר רווח החברה גדל ב 500,000 ₪ (10% רווח תפעולי).
לעומת זאת, החברה ביצעה תהליך התייעלות ברכש שחסך 10%.
רווח החברה, גדל ב 1,000,000 ₪ !!!
לכן, אם אתם מנכ”לים ששואפים למיקסום רווחים, המשיכו להשקיע בשיווק ומכירות, אך בצעו גם תהליך לשיפור הרכש, בדרך הזו, יוצרים רווח משני כיוונים !
השימוש בקבלני משנה, אינו מתאים לכל חברה והוא מותנה בשני גורמים מרכזיים:
⦿ רמת הידע והיכולות הנדרשות לביצוע העבודה.
⦿ אסטרטגיית החברה לגבי סטנדרט השירות והביצוע ללקוח. (אגב זו הסיבה, שבתכלית היועצים הם תמיד שכירים).
תחום קבלני משנה קיים מזה שנים רבות, אך בשנים האחרונות תופס תאוצה בזכות יתרונותיו הרבים:
⦿ תשלום רק על “עבודה בפועל”
⦿ גמישות גבוהה בביצוע עבודות
⦿ כ”א זמין ומקצועי באופן מיידי ללא תלות בגיוס כ”א והכשרתו
⦿ הרחבת פעילות מהירה וקבלת עבודות שהצוות השכיר אינו יכול לקבל
⦿ הקטנת סיכון וחשיפה בשל הפחתת הצורך בהחזקת כ”א גדול וקבוע
⦿ צמצום תלות בכ”א הקיים
⦿ אחריות משותפת – נזק שיוצר קבלן משנה מתורגם כספית, להבדיל מצוות שכיר
⦿ אחריות ניהול וגיוס כ”א בידי קבלן המשנה
לצד יתרונות רבים אלו, ישנו חסרון אחד משמעותי – העלות !
עלות קבלן משנה גבוהה מעלות ביצוע פנימי (באמצעות צוות של החברה), לכן בבחינת מעבר לעבודה עם קבלני משנה, ישנם שני פרמטרים חשובים לבחינה:
⦿ האם העלות הגבוהה יותר מתקזזת עם מגוון היתרונות בעבודה עם קבלני משנה ?
⦿ האם ניתן לנהל את קבלן המשנה על מנת לקבל את התפוקות הנדרשות ?
ניהול קבלני משנה דורש מיומנות גבוהה מכיוון שזהו כ”א עצמאי, אך כאשר הוא מנוהל נכון ומקצועי, ניתן להגיע לתוצאות מדהימות.
