ניהול כספים הוא אחד התחומים בעלי ההשפעה הגדולה ביותר על הצלחת החברה.
קבלת החלטות נכונה חייבת להתבסס על נתונים עסקיים ופיננסיים מדויקים ולא על תחושות. ניהול נכון של תחום הכספים מספק להנהלה את המידע הדרוש לקבלת החלטות מושכלות בכל תחום ומשפיע באופן ישיר על רווחיות החברה ועל יכולתה לצמוח.
בחברות גדולות תחום זה מנוהל בדרך כלל על ידי סמנכ"ל כספים או מנהל כספים, אך גם בחברות קטנות ובינוניות, שבהן אין מנהל כספים במשרה מלאה, חשוב שמישהו יוביל את התחום בצורה מקצועית ויבטיח שהחלטות עסקיות מתקבלות על בסיס נתונים ולא על בסיס תחושות.
תפקיד מנהל הכספים
ככל שהפעילות הכספית של החברה גדולה יותר, כך ניהול הכספים דורש מיומנות גבוהה יותר. תפקיד מנהל הכספים הינו מגוון מאוד וכולל לעיתים קרובות:
⦿ ניהול תזרים מזומנים – ההכנסות וההוצאות של החברה
⦿ ניהול תקציב ובקרה על עמידה ביעדים
⦿ גיוס הון – לצרכי השקעה ומימון
⦿ מיסוי – מקומי ובינלאומי
⦿ בנקים – מימון, השקעות, הלוואות וכו'
⦿ ניהול מחלקת הנה"ח
⦿ ניהול מחלקת גבייה
⦿ הסכמי שכר
⦿ הסכמים עם ספקים
⦿ צמצום עלויות במחלקות שונות
⦿ ניתוח וקביעת התמחור
⦿ נהלי חברה
⦿ מערכות מידע – בחברות שאין בהן מנהל מערכות מידע, ברוב המקרים, מנהלי הכספים הם אלו שאחראים על בחירת מערכות ותוכנות שונות.
מנהל כספים אשר מצליח לבצע היטב את תפקידו, מייצר עבור החברה ערך מוסף משמעותי ביחס למתחרים. הוצאות המימון פוחתות, הוצאות התפעול פוחתות, התמחור מדויק יותר והרווחיות בהתאם…
נושא "חסכון בעלויות" בחברה רחב ומגוון מאוד.
ישנן שתי גישות מרכזיות לחסכון בעלויות:
אנחנו מאמינים בחסכון בעלויות השוטפות, מכיוון שהיא אמנם הגישה "הקשה" יותר ליישום, אך האפקטיבית והמשמעותית יותר לאורך זמן.
חסכון בעלויות ניתן להשיג בדרכים רבות:
צמצום כ"א ללא פגיעה בתפוקות
כ"א הינו המשאב היקר ביותר בחברה. כל עובד שמתווסף משפיע ישירות על רווחיות החברה.
אם בוחנים היטב את פעילות כל מחלקה בחברה, ניתן לחשוף מחלקות בהן כ"א גדול ממה שנדרש.
כדי להבין אם ישנו כ"א עודף במחלקה כלשהי, צריך גורם מקצועי שמכיר היטב את התחום ואת פעילות החברה, כדי שיוכל לבחון באופן אובייקטיבי האם ניתן לצמצם את כ"א ללא פגיעה בתפוקות המחלקה.
החלטה נכונה בנושא כזה, יכולה להניב צמצום שנע בין 10-25% בכ"א והמשמעות היא מאות אלפי ₪ בשנה.
טכנולוגיה
ראו את הערך של המונח בויקיפדיה:
טכנולוגיה היא רעיון העוסק בחיפוש פתרונות מעשיים לרצונות וצרכים, תוך ניצול חידושי המדע.
מכאן ניתן לראות בקלות, שטכנולוגיה לא חייבת להיות תוכנה יקרה, רובוטיקה מורכבת, אוטומציה איכותית, אלא היא יכולה להיות קובץ אקסל, כל עוד הוא מייצר פתרון מעשי ויעיל לצרכים שלכם.
על מנת לקבל החלטה אם להוסיף טכנולוגיה או לא, יש לבחון את ההשקעה ביחס לחסכון.
חסכון אינו בא לידי ביטוי רק בעלויות ישירות כמו ח"ג וזמן ביצוע, אלא יש לשקלל את ההשפעות העקיפות של הכנסתה, דוגמת שירות לקוחות שמשתפר ו/או איכות התוצרים שמתקבלים באמצעותה.
גיוס וקליטת כ"א בצורה מיטבית
הכותרת כוללת שתי מילים. האחת גיוס והשניה קליטה ויש להבחין בהבדל ביניהן.
המונח גיוס כ"א מתייחס לכל תהליך ההשמה של העובד, החל מרגע פרסום המודעה ועד חתימתו על הסכם עבודה.
קליטת כ"א הינה החלק שמתחיל מיום העבודה הראשון של העובד.
תהליך גיוס מקצועי ומדויק חוסך הרבה משאבים. עובד שמגויס לא נכון ונפלט לאחר מספר חודשים, יוצר בזבוז כפול: גם ההשקעה בעובד עצמו (שכר וזמן לימוד) וגם נזקים שנגרמו בשל אי תפקודו, או בשל אי גיוס עובד מתאים במהלך התקופה הזו.
תהליך קליטת עובד שנעשה בצורה נכונה, חוסך זמן יקר של למידה ומניב פירות מהירים יותר.
לכן, גיוס וקליטת עובד בצורה מקצועית ונכונה חוסכים זמן וכסף רב.
אימון מנהלים
בכל חברה יש מנהלים טובים יותר ומנהלים שטובים פחות.
הדרך הקלה ביותר לראות את זה בבחינת כל מחלקה בנפרד.
שיפור יכולות הניהול של הנהלת חברה, הוא כלי אדיר לשיפור ביצועים וחסכון בעלויות.
אומרים שכל טעות של עובד יקרה, אז אנו בתכלית, יודעים שכל טעות של מנהל היא יקרה בהרבה !
לכן, אנו מאמינים ששיפור יכולות הניהול בחברה, משפר רווחיות !
כי רווחיות היא תוצר של מניעת טעויות…
צמצום מלאי
מרכיב המלאי בחברה, הינו חלק נכבד מהאובליגו, תזרים המזומנים והון חוזר.
שאלה מעניינת שאנו חוקרים תמיד, היא מהו אחוז המלאי ממחזור החברה והאם הוא ריאלי לתחום/ענף ?
ניהול מלאי נכון ועיתוד מלאי מדויק, יכולים לצמצם לעיתים גם 30% מהמלאי הקיים.
אז אם למשל לחברה ישנו מלאי של 50,000,000 ₪, המשמעות היא הקטנת האובליגו ב 15,000,000 ₪ !
כאן הוצגו רק מספר דוגמאות למהלכים שניתן לבצע בחברה כדי לחסוך עלויות.
תחום הנהלת החשבונות הוא הרבה יותר מטיפול בחשבוניות, גבייה ותשלומים. הוא מהווה מקור מרכזי לנתונים עסקיים המשפיעים על קבלת ההחלטות של הנהלת החברה.
חשוב שתהליכי העבודה יהיו ברורים, יעילים ומותאמים להיקף הפעילות של החברה. בין אם החברה מעסיקה מנהלת חשבונות אחת, צוות הנהלת חשבונות או נעזרת במשרד רואה חשבון חיצוני.
אם עניתם "לא" על אחת או יותר מהשאלות, ייתכן שקיימות הזדמנויות לשיפור האופן שבו תחום הנהלת החשבונות שלכם תומכת בניהול החברה.
במסגרת תהליך הייעוץ של תכלית אנו בוחנים את תהליכי העבודה, חלוקת האחריות, היקפי הפעילות וממשקי העבודה מול הנהלת החברה ומשרד רואה החשבון.
בהתאם לצורך, אנו מסייעים לשפר את מבנה העבודה, לייעל תהליכים ולוודא שהמידע הפיננסי זמין, מדויק ותומך בקבלת ההחלטות.
אחת המשימות החשובות של מחלקת כספים, היא הגבייה.
העניין הוא שגבייה אינה רק באחריות מחלקת כספים ולעיתים קרובות ישנם גורמים רבים שמעורבים בגבייה ובין היתר משפיעים עליה.
הגורם הראשון אשר משפיע על הגבייה – זו ההנהלה. תנאי התשלום, מדיניות התשלומים, רמת האובליגו, ומדיניות הטיפול בבעיות גבייה, כולן נקבעות על ידי ההנהלה.
החלטות אלו מכריעות כיצד תראה ותתנהל הגבייה.
הגורם השני, הינו מערך המכירות/שירות, אשר אמור לתרגם את המדיניות של ההנהלה והאופן בו מוצג ללקוח המידע והמדיניות משפיעים על האופן בו הלקוח יתייחס לנושא התשלום לחברה.
הגורם השלישי, הוא הגורם המבצע, בין אם זו מחלקת הנה"ח ו/או מחלקת המכירות/שירות, האופן שבו יבצעו את הגבייה, ישפיע ישירות על התוצאה.
הגורם האחרון, הוא הגורם האוכף/אחראי – בין אם זה המנכ"ל ו/או מנהל הכספים, עדיין שיטת הניהול ומדיניות האכיפה של תחום הגבייה, מושפע מאוד מביצועו.
לכן, כפי שניתן לראות, אין רק גורם אחד שאחראי על הגבייה, אלא מספר גורמים, אשר לכל אחד מהם ישנה השפעה על איכות וקלות הגבייה.
מדהים לגלות שבחברות רבות, אין מדיניות ברורה ובדגש על אחידה, ומשם הכדור מתגלגל במורד השרשרת המבצעת.
ניהול גבייה איכותי, משפיע דרמטית על תזרים החברה, רכש ומלאי, השקעות עתידיות ועוד.
המשמעות היא גבייה איכותית = הרבה מאוד כסף!
שיפור גבייה
בתחום זה יש לתקוף שני נושאים מרכזיים: תנאי התשלום שניתנים ללקוח ואופן ביצוע תהליך הגבייה.
לגבי תנאי התשלום, אמנם ישנה "מדיניות של התחום", אך הכשלים בנושא הזה, הם בעיקר פנימיים.
לגבי אופן ביצוע תהליך הגבייה, יש לבחון ולשפר כל שלב, החל ממי אחראי על הגבייה, מי מבצע בפועל, מה מנגנוני ההגנה הנכונים, איך הופכים את העובדים לשותפים לעניין וכו'.
חברות משקיעות משאבים רבים בגבייה, לעיתים בתקציב שהינו 5% מסך ההכנסות (חישבתם את זה פעם?).
האם זה ריאלי? בוודאי שלא ויש לזה פתרונות.
שפרו את הגבייה וחסכו כסף רב.
אין ספור מאמרים ומילים נכתבו על הנושא החשוב הזה.
נכון ישנם כלים טכנולוגיים שמסייעים לנהל תזרים, אך אנו בתכלית, אמנם מכבדים את הטכנולוגיה והכלים האלו, אך יותר חשוב לנו שהתזרים ינוהל וינוהל היטב, מאשר עם איזה כלי אתם עובדים.
כאשר מבינים את חשיבות ניהול התזרים, הכלי לניהולו, זו הדרך הקצרה להצלחה.
אז למה כל כך חשוב לנהל תזרים ?
נתחיל בזה, שאנו לא מדברים על חברה עם בעיות תזרים, כי זה נושא בפני עצמו, אלא על חברה "בריאה" שהפעילות שלה רווחית.
וכאן עולה השאלה שאנו נתקלים בה לא מעט:
"למה אני צריך לנהל תזרים אם הכל בסדר?"
ניהול תזרים באופן מדויק ועקבי, אינו נועד רק "לדעת מתי לשלם", אלא הוא כלי בקרה לניהול הכספים והתקציבים בחברה. מעקב מסודר אחר ההוצאות, מאפשר ניתוח מדויק של כל הוצאה והוצאה בחברה. הדגש על המילה "מדויק" כי תזרים שונה מאוד מדוח חשבונאי.
דוח חשבונאי אינו מדויק, כי הוא נתון לאופן בו מנוהלת הנה"ח בחברה וכי אינו כולל הוצאות תזרימיות רבות שאינן מופיעות בדוח החשבונאי, כדוגמת הלוואות.
בתכל'ס, ההוצאות ה"אמיתיות" של החברה, הן התזרימיות ולא החשבונאיות.
הדוגמא הטובה ביותר היא שבעלים של חברה, רואה בדוחות החשבונאים רווח גדול ובפועל הנתונים בבנק אינם קרובים לכך..
לכן ניהול תזרים, מאפשר שליטה והבנה טובה יותר של הפעילות העסקית ומאפשר לקבל החלטות מדויקות יותר.
גורמים לבעיות בתזרים
תזרים הוא תוצאה של בעיות אחרות שמשפיעות ישירות על התזרים.
לפניכם מספר תחומים בלתי תלויים אחד בשני, אשר יש להם השפעה ישירה על התזרים, כאשר הם אינם מתפקדים כראוי:
⦿ גביה
⦿ ניהול מלאי
⦿ ניהול רכש
⦿ שיווק
⦿ הלוואות מיותרות
⦿ מכירות
טיפול נכון ומקצועי בכל אחד מתחומים אלו, משפר את התזרים באופן משמעותי.
במסגרת תהליך ייעוץ עסקי-אסטרטגי, אנו מלווים את הנהלת החברה בחיזוק יכולות הניהול הפיננסי, כדי להפוך את הנתונים והדוחות לכלי ניהולי המסייע בקבלת החלטות, תכנון ובקרה.
מהניסיון שצברנו בליווי חברות וארגונים במשך יותר מ־20 שנה, כדי לקבל החלטות אסטרטגיות, בין אם מורכבות ובין אם פשוטות, המנכ"ל חייב להבין ולשלוט בנתונים ובכספי החברה.
לכן, בכל תהליך ייעוץ אנו מקדישים תשומת לב גם לחיזוק יכולות הניהול והבקרה הפיננסית של הנהלת החברה.
רוצים לקבל החלטות עסקיות המבוססות על נתונים ולא על תחושות?
בשיחת היכרות ראשונית נבין יחד את צורכי החברה ונבחן כיצד ניתן להפוך את הנתונים העסקיים והפיננסיים לכלי ניהולי שיסייע להנהלה לקבל החלטות טובות יותר.
