ניהול כספים הינו מקצוע ודורש מיומנות גבוהה ככל שהפעילות הכספית של החברה גדולה יותר. לא פלא, שבכל חברה גדולה, ישנו מנהל כספים שאחראי על תחום זה.
תפקיד מנהל הכספים הינו מגוון מאוד וכולל לעיתים קרובות:
⦿ ניהול תזרים מזומנים – ניהול כל ההכנסות וההוצאות של החברה
⦿ ניהול תקציב ובקרה – על יעדי החברה ועל תקציבי כלל מחלקות החברה
⦿ גיוס הון – לצרכי השקעה ומימון
⦿ מיסוי – מקומי ובינלאומי
⦿ בנקים – מימון, השקעות, הלוואות וכו’
⦿ ניהול מחלקת הנה”ח
⦿ ניהול מחלקת גבייה
⦿ הסכמי שכר
⦿ הסכמים עם ספקים
⦿ צמצום עלויות במחלקות שונות
⦿ ניתוח וקביעת התמחור
⦿ מערכות מידע – בחברות שאין בהן מנהל מערכות מידע, ברוב המקרים, מנהלי הכספים הם אלו שאחראים על: בחירת מערכות ERP, מערכות סליקה ותוכנות נוספות
⦿ נהלי חברה
רק מלראות את הרשימה הארוכה הזו, מובן מהן היכולות הנדרשות ממנהל כספים ועד כמה קשה לבצע את התפקיד הזה באופן מושלם.
הקניית כלים וידע למנהל כספים אשר יצליח לבצע היטב את תפקידו, מייצרת ערך מוסף משמעותי ביחס למתחרים. הוצאות המימון פוחתות, הוצאות התפעול פוחתות, התמחור מדויק יותר והרווחיות בהתאם..
חישבתם פעם כמה עולה לכם לקבל ולנהל את הכסף שלכם ?
כמה אחוז מהמחזור מושקע סה”כ בגבייה ובניהול של ההכנסה ?
אם תחשבו זאת, ייתכן מאוד, שתגלו נתון שלא תאהבו…
אחת הסיבות המרכזיות לכך, היא שמחלקת הנה”ח הינה אחת המורכבות בתחום חלוקת העבודה והתאמת כ”א הנדרש לנפח העבודה.
אין נוסחה אחת נכונה להנה”ח בכל חברה ולכן כמעט כל מחלקת הנה”ח בנויה אחרת ומתפקדת אחרת.
הקושי הגדול נמצא במציאת האיזון בין נפח ותוכן העבודה לבין כמות כ”א הנדרשת.
מציאת האיזון ביניהם, הינה המפתח להשגת יעילות גבוהה של כל אחד מבעלי התפקידים וחסכון משמעותי בעלויות המחלקה.
כדי למצוא את האיזון, יש לשלב גורם חיצוני מקצועי ואובייקטיבי אשר ייבחן את תהליכי העבודה, נפחי העבודה, יכולות ותפקיד כל אחד מהעובדים במחלקה וייבצע חלוקה נכונה ומאוזנת בין כל העובדים ואף יחסוך בכ”א מיותר.
אחת המשימות החשובות של מחלקת כספים, היא הגבייה.
העניין הוא שגבייה אינה רק באחריות מחלקת כספים ולעיתים קרובות ישנם גורמים רבים שמעורבים בגבייה ובין היתר משפיעים עליה.
הגורם הראשון אשר משפיע על הגבייה – זו ההנהלה. תנאי התשלום, מדיניות התשלומים, רמת האובליגו, ומדיניות הטיפול בבעיות גבייה, כולן נקבעות על ידי ההנהלה.
החלטות אלו מכריעות כיצד תראה ותתנהל הגבייה.
הגורם השני, הינו מערך המכירות/שירות, אשר אמור לתרגם את המדיניות של ההנהלה והאופן בו מוצג ללקוח המידע והמדיניות משפיעים על האופן בו הלקוח יתייחס לנושא התשלום לחברה.
הגורם השלישי, הוא הגורם המבצע, בין אם זו מחלקת הנה”ח ו/או מחלקת המכירות/שירות, האופן שבו יבצעו את הגבייה, ישפיע ישירות על התוצאה.
הגורם האחרון, הוא הגורם האוכף/אחראי – בין אם זה המנכ”ל ו/או מנהל הכספים, עדיין שיטת הניהול ומדיניות האכיפה של תחום הגבייה, מושפע מאוד מביצועו.
לכן, כפי שניתן לראות, אין רק גורם אחד שאחראי על הגבייה, אלא מספר גורמים, אשר לכל אחד מהם ישנה השפעה על איכות וקלות הגבייה.
מדהים לגלות שבחברות רבות, אין מדיניות ברורה ובדגש על אחידה, ומשם הכדור מתגלגל במורד השרשרת המבצעת.
ניהול גבייה איכותי, משפיע דרמטית על תזרים החברה, רכש ומלאי, השקעות עתידיות ועוד.
המשמעות היא גבייה איכותית = הרבה מאוד כסף!
אין ספור מאמרים ומילים נכתבו על הנושא החשוב הזה.
נכון ישנם כלים טכנולוגיים שמסייעים לנהל תזרים, אך אנו בתכלית, אמנם מכבדים את הטכנולוגיה והכלים האלו, אך יותר חשוב לנו שהתזרים ינוהל וינוהל היטב, מאשר עם איזה כלי אתם עובדים.
כאשר מבינים את חשיבות ניהול התזרים, הכלי לניהולו, זו הדרך הקצרה להצלחה.
אז למה כל כך חשוב לנהל תזרים ?
נתחיל בזה, שאנו לא מדברים על חברה עם בעיות תזרים, כי זה נושא בפני עצמו, אלא על חברה “בריאה” שהפעילות שלה רווחית.
וכאן עולה השאלה שאנו נתקלים בה לא מעט:
“למה אני צריך לנהל תזרים אם הכל בסדר?”
ניהול תזרים באופן מדויק ועקבי, אינו נועד רק “לדעת מתי לשלם”, אלא הוא כלי בקרה לניהול הכספים והתקציבים בחברה. מעקב מסודר אחר ההוצאות, מאפשר ניתוח מדויק של כל הוצאה והוצאה בחברה. הדגש על המילה “מדויק” כי תזרים שונה מאוד מדוח חשבונאי.
דוח חשבונאי אינו מדויק, כי הוא נתון לאופן בו מנוהלת הנה”ח בחברה וכי אינו כולל הוצאות תזרימיות רבות שאינן מופיעות בדוח החשבונאי, כדוגמת הלוואות.
בתכל’ס, ההוצאות ה”אמיתיות” של החברה, הן התזרימיות ולא החשבונאיות.
הדוגמא הטובה ביותר היא שבעלים של חברה, רואה בדוחות החשבונאים רווח גדול ובפועל הנתונים בבנק אינם קרובים לכך..
לכן ניהול תזרים, מאפשר שליטה והבנה טובה יותר של הפעילות העסקית ומאפשר לקבל החלטות מדויקות יותר.
גורמים לבעיות בתזרים
תזרים הוא תוצאה של בעיות אחרות שמשפיעות ישירות על התזרים.
לפניכם מספר תחומים בלתי תלויים אחד בשני, אשר יש להם השפעה ישירה על התזרים, כאשר הם אינם מתפקדים כראוי:
⦿ גביה
⦿ ניהול מלאי
⦿ ניהול רכש
⦿ שיווק
⦿ הלוואות מיותרות
⦿ מכירות
טיפול נכון ומקצועי בכל אחד מתחומים אלו, משפר את התזרים באופן משמעותי.
במסגרת תהליך ייעוץ עסקי עם לקוח, אנו מסייעים למנהל החברה ו/או מנהל הכספים לנהל את תחום הכספים בצורה איכותית ומקצועית יותר.
לדעתנו, כל מנהל חברה, חייב לשלוט בנושא הכספים וה”נתונים” של חברתו ולכן מוקדשת תשומת לב רבה לנושא הכספים והקניית ידע למנהל בנושאים אלו.
למה חשוב כל כך לנהל את הכספים בצורה מקצועית ?
כי כדי לקבל החלטות אסטרטגיות, בין אם מורכבות ובין אם פשוטות, המנהל חייב להבין ולשלוט בנתונים ובכספי החברה.
שילוב בין אסטרטגיית ההנהלה לניהול הכספים חוסך כספים רבים ומונע טעויות יקרות.
